Agregar Proveedor

Para agregar a un proveedor nuevo a el catálogo de proveedores, debe seleccionar el botón de navegación señalado con un símbolo +Agregar, tal como se indica en la siguiente imagen:

provee

Una vez seleccionada esa opción, aparecerá una pantalla con dos pestañas: Detalle y Direcciones.

A continuación describiremos paso a paso cómo llenar la ficha de creación de proveedores:

El programa habilita por defecto la pestaña de Detalle.

Allí, debemos colocar los siguientes datos:

- Razón Social: es el nombre formal que aparece en el acta constitutiva de la compañía, es decir, la razón social es el nombre legal de la empresa.

- Nombre Comercial: es el nombre con el cual la empresa se da a conocer en el mercado. En ocasiones el nombre comercial es distinto de la razón social, cada caso es particular y depende de la estrategia de mercadeo de cada empresa.

- RFC: son las siglas del Registro Federal de Contribuyentes. Se trata de un código alfanumérico requerido para toda persona física o moral, que formaliza la responsabilidad tributaria de la compañía en los Estados Unidos Mexicanos.

- Requiere Orden de Compra : esta casilla se activa en caso de que para procesar una recepción de mercancía de este proveedor, se requiera obligatoriamente una orden de compra.

Vale la pena destacar que en caso de activar esta casilla, la orden de compra no podrá ser modificada bajo ningún concepto.

- Días de crédito: menciona el tiempo máximo pactado para realizar la transacción económica.

- Monto de crédito: detalla la cantdad de crédito que nos otorga el proveedor.

- Correo Electrónico: indica la dirección de correo electrónico a través de la cual podemos contactar al proveedor.

- Sucursal: al hacer clic sobre esta casilla se extiende una lista desplegable que nos permite seleccionar a qué sucursal corresponde la sede del proveedor que estamos creando en el sistema. Esto es, si se trata de la sede principal o de alguna de sus sucursales.

La opción programable por defecto es sucursal matriz.

- Proveedor para gastos : la activación de esta casilla permite la visibilidad de este proveedor en particular cuando se registren los gastos de la empresa. Si esta casilla no se encuentra activa, entonces el proveedor no se mostrará en la lista desplegable de proveedores para gastos.

- Proveedor para compras : análogo al caso anterior, al activar esta casilla permite la visualización del proveedor en el módulo de creación de órdenes de compra.

En caso de que esta casilla no esté seleccionada, el proveedor no aparecerá disponible en la lista desplegable de proveedores factibles al momento de generar el pedido en sistema.

- Cuenta contable: este campo hace mención a la cuenta contable que se utilizará con el proveedor en cuestión. Para seleccionar una cuenta contable en particular, debe seleccionar el botón ubicado justo debajo de la casilla. Luego, aparecerá la siguiente pantalla:

Debes seleccionar la cuenta contable que corresponda, según las opciones disponibles. En caso de que el criterio de búsqueda sea más específico, también puedes apoyarte en las listas desplegables que filtran la información:

Si ninguna de las cuentas contables pre-existentes se adapta a tus necesidades, puedes agregar una nueva cuenta contable seleccionando el siguiente botón:

Al finalizar, presiona el botón Guardar Cuenta para volver a la pantalla de Detalle. Para entonces, la cuenta contable ya aparecerá designada en la casilla correspondiente.

- Teléfono(s): casilla destinada para resguardar los números telefónicos de contacto del proveedor.

- Comentarios: en esta sección puede colocar alguna nota de interés sobre el proveedor, como por ejemplo, que bien o servicio provee su empresa.

Los datos señalados con un asterisco rojo son de carácter obligatorio.

Una vez llenados todos los campos anteriores, de clic sobre el botón Siguiente, ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla.

A continuación aparecerá en pantalla la segunda pestaña de introducción de datos del proveedor, denominada Direcciones.

Tal como su nombre lo expresa, en dicha pestaña se colocará toda la información asociada a la ubicación geográfica del proveedor, llenando para ello los siguientes campos de información:

- País: presenta una lista desplegable que te permite seleccionar de una lista de países, dónde se localiza

Estado: una vez seleccionado el país de origen del proveedor, se debe elegir el estado correspondiente, la casilla cuenta con una lista desplegable similar a la de la casilla anterior, la cual permite seleccionar rápidamente esta opción.

 

Municipio: en esta casilla se debe introducir el municipio donde se ubica el proveedor.

Si el proveedor está fuera de México, este campo deberá ser llenado de forma manual.

*- Localidad: se coloca la localidad o sector específico dónde se ubica el proveedor.

- Calle: allí se introduce el nombre de la calle correspondiente a la dirección del proveedor.

- Colonia: se detalla la Colonia inherente a la localización del proveedor.

- Código Postal: dependiendo de la ubicación geográfica del proveedor, debe especificarse el código postal correspondiente.

- N° Exterior: número de identificación externa del local del proveedor.

*-N° Interior: número de identificación interna del local del proveedor.

*- Referencia Calle: existen dos (2) campos de referencia calle para que coloques cualquier directriz que facilite la localización del proveedor. Por ejemplo: la empresa se encuentra en frente de la escuela x.

(*) El campo es opcional

En caso de que considere pertinente modificar alguno de los campos de la pestaña anterior (Detalle), entonces opta por el botón Regresar para realizar los cambios que sean necesarios antes de concluir el proceso.

Al finalizar con el vaciado de la información, y si está seguro de la veracidad de todos los campos, selecciona el botón Guardar para finalizar el proceso de creación del proveedor.

Al concluir, aparecerá una pantalla como esta:

Para complementar la información del proveedor, haz clic sobre la pestaña Contactos.

Allí puedes grabar en el sistema la información del contacto directo que se tenga con el proveedor, lo cual corresponde generalmente al representante de ventas de la compañía. Vale destacar que el llenado de esta información es opcional.

Los campos a llenar son los siguientes:

- Nombre: nombre de la persona de contacto.

- E-mail: correo electrónico de la persona de contacto.

- Teléfono: teléfono de la oficina de la persona de interés en la empresa.

- Extensión: extensión telefónica correspondiente.

- Cumpleaños: fecha de cumpleaños de la persona de contacto.

- Tipo: te permite seleccionar de una lista desplegable las áreas comerciales a las cuales puede pertenecer la persona de contacto.

Las opciones de selección son las siguientes:

Una vez elegido el área o departamento que corresponda, haz clic sobre el botón Agregar, ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla.

De esta manera, la información de la persona de contacto será incorporada automáticamente a la ficha técnica del proveedor.

Al finalizar el proceso, el sistema arroja la siguiente pantalla:

Si deseas agregar a otra persona de contacto, debes seleccionar nuevamente el botón Agregar, y repetir el proceso anterior.

Al tener dos o más personas de contacto asociadas al proveedor, la pantalla será similar a la siguiente: 

En caso de que desees eliminar a una de las personas de contacto, debes hacer clic sobre el logo , ubicado al lado del nombre de cada contacto. Al seleccionar esta opción, aparecerá una pantalla como esta:

Selecciona la alternativa de tu preferencia y continúa con el proceso.

Por el momento, esta es la única forma de introducir a los proveedores en el sistema. Es decir, no existe una forma masiva de importar proveedores a la plataforma Bind.