Pantalla Órdenes de Compra

Ubicar el módulo de Órdenes de Compra.

El acceso al módulo de Órdenes de Compra se ubica en la barra lateral izquierda del programa. Debes seleccionar la tercera casilla en orden descendente, la cual se denomina Compras.

Al hacer clic sobre esta opción, se desplegará un nuevo menú, en el cual debes seleccionar Órdenes de Compra (Costos), tal como se presenta a continuación:

Al seleccionar esta opción, se tiene una pantalla como la siguiente:

Pantalla_OC_s.jpg

 

Funciones del Módulo de Compras

El módulo de Órdenes de Compra tiene como finalidad replicar en la plataforma Bind todos los pedidos realizados a proveedores, reflejando todas las condiciones de cada compra, y resguardando los soportes de interés.

Las principales funciones de este módulo son las siguientes:

- Crear Órdenes de Compra.

- Verificar recepciones de material, adjuntar archivos relacionados, incluir comentarios y demás herramientas que permitan documentar el proceso de compra.

- Descargar archivos de Órdenes de Compra de extensión .pdf

- Exportar un respaldo de las órdenes de compra mediante la obtención de un archivo de extensión .csv

 

Filtro de búsqueda

Se pueden realizar búsquedas específicas mediante la implementación del filtro de búsqueda. En la parte superior de la pantalla se encuentran cuatro casillas vacías:

- Número.

- Palabra Clave.

- Fecha de Emisión.

- Serie.

Además, en la misma sección se encuentran tres listas desplegables, las cuales se mencionan a continuación:

- Proveedor.

- Almacén.

- Estatus.

Puedes activar el filtro de búsqueda llenando una o varias casillas de las indicadas previamente, y luego haciendo clic en el botón “Buscar”, tal como se presenta en la siguiente imagen:

Al accionar el botón Buscar, se ejecuta el filtro según el criterio accionado previamente. Posteriormente, el programa arroja el/los resultado/s detectados por defecto.

Si lo consideras pertinente, puedes ordenar el resultado de la búsqueda utilizando los botones de ordenamiento que están localizados en la parte superior de cada columna . Vale acotar que esta función también está disponible en la pantalla principal de Órdenes de Compra.

El orden seleccionado puede ser de mayor a menor o viceversa, dependiendo de tu preferencia. Esto varía al seleccionar el triángulo inferior o superior, respectivamente.

Por ejemplo: al filtrar la columna Número en orden ascendente, el nuevo orden del filtro de búsqueda queda de la siguiente forma:

Toda la información asociada a las órdenes de compra se ordena automáticamente según el orden establecido en la columna Número.

 

Lista de órdenes de compra y opciones disponibles

El listado principal de órdenes de compra presenta las principales características de todas las órdenes de compra emitidas hasta la fecha.

A continuación una muestra de la pantalla inicial del módulo:

El listado cuenta con seis (6) columnas de información, donde se reseña lo siguiente:

- Número: se refiere al correlativo generado de manera automática por Bind ERP para enumerar a las órdenes de compra, dependiendo del orden de creación en el sistema.

- Almacén: en caso de que la compañía tenga varias sedes, almacenes o centros de distribución, esta columna indica donde debe ser despachada la mercancía.

- Proveedor: detalla el nombre del proveedor al cual se adjudicó el pedido.

- Productos (Pendientes): a la izquierda coloca el volumen solicitado del material. Luego, entre paréntesis, se detalla la cantidad que aún está pendiente por recibir.

- Fecha: indica la fecha de creación de la orden de compra.

- Estatus: especifica el estatus del pedido, que a su vez, puede ser Surtida, Cancelada, Aprobada o Por Aprobar. A continuación una breve reseña de cada estatus posible en esta interfaz:

: Este tipo de órdenes aún no ha sido autorizada, por lo que su aprobación se encuentra en evaluación.

En este caso, se presenta la opción  justo al lado derecho del botón anterior. Este último acceso es un atajo para agilizar la aprobación del pedido, si éste fue autorizado por la empresa.

: Se refiere a un pedido autorizado para su ejecución. Si registraste una recepción parcial de un material, y tienes certeza de que no va a llegar producto adicional, puedes marcar la orden como Surtida haciendo clic en el botón , ubicado a la derecha del estatus.

: Se trata de órdenes de compra que han sido recibidas en su totalidad.

: Indica que la orden de compra ha sido eliminada de la programación de abastecimiento.

Además, se cuenta con las siguientes funciones de acceso:

: Al hacer clic en esta opción, se descarga automáticamente una versión en .pdf de la orden de compra seleccionada.

Este documento es de suma utilidad, ya que permite resumir todos los datos de la orden en un solo documento, que a su vez, puede ser compartido con el proveedor como soporte de la transacción.

El diseño de la orden de compra va de la siguiente manera:

 

 : Esta opción visualiza, en una nueva pestaña del navegador web, los detalles de la orden de compra.

La pestaña adicional, a su vez, contiene cuatro (4) pestañas, a saber:

  • Pestaña de Detalle

Muestra la información asociada a la orden de compra:

- Proveedor.

- Estatus.

- Días de crédito.

- Almacén.

- Moneda.

- Tipo de cambio.

- Elaborado por.

- Autorizado por.

- Comentarios.

- Desglose del pedido: incluye unidad de medición y descripción del producto, cantidad solicitada, volumen pendiente por recibir, costo unitario, importe, IEPS e IVA.

- Sub-Total, Impuestos y Monto Total a Pagar. 

  • Pestaña de Recepciones

 

Resume la información correspondiente a las recepciones de material asociadas a esa orden de compra en particular:

- Número de recepción.

- Producto.

- Fecha de creación.

- Fecha de recepción.

- Estatus (se refiere al pago).

- Cantidad.

- Precio. 

  • Pestaña de Actividades

 

En esta pestaña puedes agregar comentarios, seguimiento sobre el cumplimiento de la orden, recordatorios u otras actividades que permitan llevar un mejor registro del avance de esta solicitud.

Para agregar un Comentario, ingresa tus notas en el recuadro dispuesto para ello:

Luego, puedes insertar un seguimiento en el calendario Bind para mejorar el control sobre el proceso de compra. Para ello, haz clic en el recuadro denominado Fecha de Seguimiento, y obtendrás una pantalla como ésta:

Al ubicar el lapso de seguimiento correspondiente, selecciona el botón Aplicar para guardar los cambios.

Luego, se habilitarán las opciones de Tipo de Actividad, Repetir y ¿Es público?, tal como se muestra en la imagen a continuación.

Posteriormente, selecciona qué tipo de evento deseas programar al abrir la lista desplegada correspondiente:

En caso de que quieras incluir un patrón de repetición en el recordatorio, o marcar la actividad como pública, debes hacer clic sobre el botón  para activar la selección.

Para finalizar, selecciona el botón Agregar para incluir la actividad asociada a la orden de compra.

  • Pestaña de Archivos

En esta sección se puede adjuntar archivos que estén relacionados con la orden de compra. Por ejemplo: especificaciones técnicas de materiales, certificados de análisis, presupuestos, fotografías referenciales, etc.

Es importante destacar que los archivos deben ser menores a 5 Megabytes.

Para cargar un archivo, puedes arrastrar el documento hasta la pantalla destinada para ello.

También está habilitada la opción de seleccionar el archivo desde su ubicación en el computador, a través del botón Selecciónalos, el cual permite buscar el documento en tu equipo desde una ventana emergente.

Al cargar el archivo, aparece en la pantalla de la siguiente forma:

Además, puedes desplegar el menú de Acciones que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla.

A través de este menú, podrás ejecutar las siguientes opciones adicionales:

- Registrar Entrada: es un atajo al módulo de Recepción de Mercancía, en el menú de Inventarios.

- Marcar como surtida: puedes seleccionar esta opción e indicar que la orden de compra ha sido completada.

- Exportar partidas: al seleccionar esta opción, se descargará automáticamente un archivo de extensión .csv, compatible con Microsoft Excel, con el resumen del código interno del producto, la cantidad, el precio, comentarios y detalle del producto o servicio solicitado, tal como se muestra a continuación:

- Enviar por e-mail: facilita la opción de enviar el documento vía correo electrónico.

El sistema toma por defecto los correos de los contactos registrados al momento de crear el proveedor. Puedes incluir un mensaje en el cuerpo del correo antes de enviarlo, y finalmente seleccionar el botón Enviar para finiquitar la comunicación.

La cuenta de correo emisora del mensaje es notificaciones@bind.com.mx. El proveedor recibirá un mensaje como éste:

- Descargar pdf: descarga automáticamente la versión en .pdf de la orden de compra.

- Versión anterior: permite volver a la versión anterior de la pantalla.

: Esta opción permite cancelar un pedido si hubo en cambio de decisión en la planificación de requerimientos del área de compras.

Lo anterior, siempre y cuando no existan recepciones parciales o totales del insumo solicitado, es decir, que no haya sido surtida.

Para cancelar la orden, sólo debes seleccionar el ícono denotado con una equis roja en el extremo derecho de la pantalla. Al hacerlo, aparecerá una pantalla como esta:

Para finalizar, selecciona la opción , y automáticamente se cancelará el pedido en el listado de órdenes de compra del sistema. El estatus cambiará a Cancelada.

- Botones de navegación.

: Permite alinear las columnas en orden descendente o ascendente.

: Despliega el filtro de búsqueda.

: Botón para agregar una nueva orden de compra en el sistema.

: Botón para descargar un archivo .csv con el respaldo de toda la información detallada sobre los proveedores y las órdenes de compra.

: Botón para descargar un archivo .csv con el detalle de la información sobre cantidades solicitadas, cantidades recibidas y la facturación asociada.

: Botón para acceder en el menú de ayuda.

: Botones de desplazamiento entre las páginas de productos existentes.