Pantalla Gastos

Ubicar el módulo de Gastos

El acceso al módulo de Gastos se encuentra en la barra lateral izquierda del programa. Debes hacer clic sobre la tercera casilla en orden descendente, la cual se denomina Compras.

Al seleccionar esta opción, se desplegará un nuevo menú, en el cual debes elegir la última opción llamada Gastos, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Al seleccionar esta alternativa, se tiene una pantalla como la siguiente:

 

Principales funciones del módulo de Gastos

El módulo de Gastos tiene como objetivo registrar en la plataforma Bind todos los gastos generados por pago de servicios públicos, nómina de trabajadores, gratificaciones (vacaciones, utilidades, bonificaciones especiales) compras de papelería, asesorías, mantenimiento de equipos e infraestructura, etc.

Lo anterior, detallando cada término de los gastos, y conservando los documentos relacionados para su resguardo y posible uso futuro.

Las principales funciones de este módulo son las siguientes:

- Registrar y relacionar Gastos.

- Importar CFDI’s mediante archivos de extensión .xml

- Descargar archivos de Gastos de extensión .pdf, enviar por correo directamente al proveedor.

- Exportar un respaldo de los gastos mediante la obtención de un archivo de extensión .csv

 

Filtro de Búsqueda

Se pueden realizar búsquedas específicas mediante la implementación del filtro de búsqueda. En la parte superior de la pantalla se encuentra sólo una casilla vacía:

- Palabra Clave: para escribir explícitamente una palabra de referencia que facilite la búsqueda de un gasto entre toda la lista de gastos.

Así mismo, es posible seleccionar entre un rango de fechas, entre la fecha de emisión del gastos y la fecha de vencimiento del mismo. Esta función permite simplificar el espectro de la búsqueda considerablemente.

Además, en la misma sección se encuentran cinco (5) listas desplegables, cuyas opciones secundarias se detallan a continuación:

- Sucursal: todas, sin asignar o matriz.

- Estatus: por aprobar, surtida, cancelada, pagada y aprobada.

- Cuenta contable: todas las cuentas contables disponibles en el sistema.

- Serie: todas las series previamente creadas en el sistema.

- Departamento: administración, comercial, compras, dirección, distribución, general, recursos humanos y sistemas.

Puedes utilizar el filtro de búsqueda llenando una o varias casillas de las mencionadas anteriormente. Luego, haz clic en el botón “Buscar”, en la esquina inferior derecha de la franja de búsqueda, tal como se refleja en la imagen a continuación:

Al activar esta opción, se acciona el filtro según el criterio seleccionado previamente. Posteriormente, el programa arroja el/los resultado/s obtenido/s.

Si lo consideras pertinente, puedes ordenar el resultado de la búsqueda utilizando los botones de ordenamiento  que están ubicados en la fila principal. Es importante destacar que esta función también está disponible en la pantalla principal de Gastos.

El orden seleccionado puede ser de mayor a menor o viceversa, según tu agrado. En la pantalla se verá reflejado un orden de aparición distinto, dependiendo de la selección que hagas sobre el triángulo inferior o superior, respectivamente.

Por ejemplo: al filtrar la pantalla anterior según el orden ascendente del Número (correlativo automático Bind), se tiene lo siguiente:

El resto de las columnas que contienen información sobre los gastos, se ordenarán automáticamente según el Número de ordenamiento.

 

Lista de Gastos y Opciones Disponibles

El listado principal de Gastos presenta las principales características de todos los gastos generados en el sistema hasta los momentos.

A continuación una muestra de la pantalla inicial del módulo:

La pantalla cuenta con un listado de todos los gastos que han sido registrados en el sistema hasta la fecha. La información reseñada en cada columna es la siguiente:

- Número: se refiere al correlativo generado automáticamente por Bind ERP para listar los gastos cargados en el sistema, según el orden de creación en el sistema.

- Capturó: se refiere al usuario que registró el gasto en el sistema.

- No. de Documento: hace mención al número de factura o remisión específicamente.

- Proveedor: detalla el nombre del proveedor al cual se adjudicó el gasto.

- Descripción: indican los comentarios o notas al margen que se reflejan al cargar la factura o la remisión en el módulo.

- Fecha: presenta la fecha de creación del gasto.

- Vencimiento: indica la fecha de vencimiento del documento asociado al gasto. Esto varía dependiendo de los términos de pago de cada proveedor.

- Total: resume el monto total del gasto, incluyendo descuentos o cargos por Impuesto al Valor Agregado (IVA).

- Pendiente: refleja el monto que aún está pendiente por cruzar con alguna recepción de un bien o servicio.

- Estatus: especifica el estatus del pedido relacionado al gasto, que a su vez, puede ser Surtida, Cancelada, Aprobada o Pagada. A continuación una breve reseña de cada estatus posible en esta interfaz:

: Se trata de gastos cuyo bien o servicio asociado ha sido recibido en su totalidad.

: Indica que el gasto ha sido eliminado del sistema, bien sea por un error en la emisión, o por que éste ha quedado sin efecto.

: Se refiere a un gasto cuyo pedido relacionado se encuentra aprobado para su ejecución. Si registraste una recepción parcial de un material, y tienes certeza de que no va a llegar producto adicional, puedes marcar la orden como Surtida haciendo clic en el botón , localizado en el extremo derecho de la fila.

: Se trata de gastos aprobados y surtidos que ya han sido pagados en su totalidad.

 

Además, se cuenta con las siguientes funciones de acceso:

: Esta opción visualiza, en una nueva pestaña del navegador web, los detalles del gasto.

La pestaña adicional, a su vez, contiene tres (3) pestañas, cuyo detalle se menciona en breve:

  • Pestaña de Detalle

Muestra la información asociada a cada gasto registrado en el sistema:

- Proveedor.

- Estatus.

- Tipo de Documento.

- No. De Documento.

- Días de crédito.

- Moneda.

- Tipo de cambio.

- Fecha.

- Elaborado por.

- Autorizado por.

- Folio Fiscal.

- Cliente.

- Sucursal.

- Departamento.

- Factura:

- Desglose del pedido: incluye producto, cuenta contable, cantidad, costo, total.

- Sub-Total, Impuestos, Monto Pagado y Monto Total Pendiente por Pagar.

 

  • Pestaña de Pagos

 

Resume el detalle de los pagos relacionados al gasto. En esta sección, se refleja la siguiente información:

- Número de Pago: correlativo autómatico de Bind.

- Cuenta: origen de los fondos.

- Empleado: refleja quién registra el pago a nivel de sistema.

- Fecha de Aplicación: indica la fecha de implementación del pago.

- Estatus: se refiere al estatus del gasto (activo o cancelado).

- Monto: cantidad (MXN) del monto amortizado al gasto.

- Comentario: espacio libre para colocar cualquier idea relacionada al gasto.

 

  • Pestaña de Documentos Relacionados

Esta pestaña resume información relacionada a recepciones de mercancía, pagos de nómina o notas de crédito que tengan que ver con el gasto en cuestión.

Además, puedes desplegar el menú de Acciones que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla.

A través de este menú, podrás ejecutar las siguientes opciones adicionales:

- Editar: permite modificar la información relacionada en el gasto. Para ello, el sistema habilita la siguiente pantalla.

Como puedes apreciar, se trata de la pestaña de Detalle con una función de edición en la cual puedes cambiar cualquiera de las casillas de información de acuerdo a tus requerimientos.

Si quieres preservar la edición del gasto, selecciona el botón Guardar en la esquina inferior derecha de la pantalla. En caso contrario, haz clic en la opción Cancelar.

- Registrar Pago: mediante esta interfaz, puedes registrar un pago de manera rápida y eficaz.

Para ello, sigue los siguientes pasos:

1.- Selecciona de la lista desplegable Cuenta cuál será el origen de los fondos para realizar el pago.

 

 2.- Coloca un código de Referencia. La selección de este código es libre, puede ser sólo de letras, numérico o alfanumérico, acorde a tu criterio.

3.- Selecciona de la lista desplegable Tipo el mecanismo de pago seleccionado para realizar el pago.

4.- En el calendario adjunto a la casilla Fecha, ubica la fecha de emisión de pago.

5.- Determina el Monto del pago. Si vas a realizar un pago parcial, entonces modifica manualmente el monto a cancelar. En caso contrario, el sistema coloca por defecto el monto pendiente del gasto.

6.- Coloca algún comentario de referencia en la emisión del pago. El llenado de esta casilla es opcional.

7.- Para finalizar, haz clic en el botón Guardar, ubicado en el extremo inferior derecho de la interfaz.

- Registrar Nota de Crédito: es un atajo al menú Finanzas, en el cual se puede relacionar una nota de crédito directamente contra una factura o remisión particular.

- Subir XML: mediante esta opción, puedes subir al sistema los CFDI’s asociados al gasto en formato.xml, dependiendo del caso.

A través de esta ventana puedes seleccionar el archivo de tu preferencia desde un directorio de tu computador, y guardarlo directamente en la plataforma haciendo clic en el botón Subir.

Es importante destacar que sólo se pueden subir facturas emitidas por la versión anterior de Bind, es decir, la versión 3.2 del programa, correspondiente al año 2017.

- Eliminar: esta función es un atajo para cancelar el gasto y sustraer del sistema toda la información relacionada con el mismo.

- Enviar por e-mail: permite enviar el documento vía correo electrónico.

El sistema toma por defecto los correos de los contactos registrados en la ficha informativa del proveedor.

También puedes incluir un mensaje en el cuerpo del correo antes de enviarlo, y finalmente seleccionar el botón Enviar para finiquitar la comunicación.

La cuenta de correo emisora del mensaje es notificaciones@bind.com.mx. El proveedor recibirá un mensaje como éste:

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- Descargar pdf: descarga automáticamente la versión en .pdf de la orden de compra asociada al gasto.

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Botones de navegación

: Permite alinear las columnas en orden descendente o ascendente.

: Despliega el filtro de búsqueda.

: Botón para agregar un nuevo gasto en el sistema.

: Botón para subir archivos de CFDI’s con extensión .xml.

: Botón para descargar un archivo .csv con información detallada sobre todos los gastos emitidos (montos, impuestos asociados, correlativos, fechas de emisión, etc.).

: Botón para acceder en el menú de ayuda.

: Botones de desplazamiento entre las páginas de productos existentes.