Conciliación Bancaria

 

Si deseas realizar la comparación y/o conciliación entre los movimientos registrados en tu cuenta bancaria y los movimientos registrados en tu cuenta en Bind, sólo debes ubicar en la columna de módulos (a la izquierda de la pantalla principal) la opción FINANZAS. Una vez hayas dado clic, se desplegará una lista con otras opciones. Debes dar clic sobre la segunda, Conciliaciones:  

Se mostrará la siguiente pantalla: 

Como puedes observar, la misma contiene una lista de las conciliaciones bancarias que se han realizado hasta la fecha.

En la parte superior derecha de la pantalla, se encuentra un botón azul llamado Agregar: 

Si das clic sobre él, se mostrará el siguiente recuadro justo del lado derecho de la pantalla principal: 

Desde el mismo comenzaremos a realizar una nueva conciliación bancaria .

Para ello, debemos rellenar cada uno de los campos que nos muestra el recuadro: 

-Cuenta: La cuenta bancaria a la que se realizará la conciliación. Al dar clic, se desplegará una lista con todas las cuentas existentes registradas en Bind. Sólo debes ubicar y escoger la cuenta que deseas conciliar. 

-Fecha inicial: La fecha desde la cual se conciliarán los movimientos bancarios. 

-Fecha final: La fecha hasta la cual se conciliarán los movimientos bancarios. 

Una vez seleccionado y rellenado cada uno de los campos, tendremos una pantalla como ésta: 

En la parte superior derecha del recuadro, ubica el botón azul Agregar: 

Da clic sobre él y se mostrará la siguiente pantalla:

la pantalla muestra las siguientes pestañas.

-Resumen: Te muestra un resumen de las operaciones, depósitos, retiros, además del balance entre los movimientos anteriores.  

Éste resumen lo hace tanto para los movimientos registrados en el banco, como para los movimientos en Bind. Como se observa en la imagen, en la columna de Bancos se muestra en cero cada una de las filas que le siguen. Esto se debe a que aún no hemos subido los movimientos bancarios a comparar con los presentes en Bind. Debido al mismo detalle, la columna de Diferencias se muestra en color rojo y en negativo debido a las diferencias que existen entre la columna Bancos y la columna de Bind: 

 

-Movimientos por conciliar: En esta pestaña, se muestran los movimientos que vamos a conciliar. Sucede lo mismo que con la pestaña Resumen: hasta no tener los movimientos del banco, sólo se mostrarán los que se encuentran registrados en Bind:

-Movimientos conciliados: En esta pestaña se muestran los movimientos que ya hayamos conciliado durante el proceso. Como aún no hemos conciliado ninguno, se muestra de la siguiente manera: 

-Estados de cuenta: Ésta es la pestaña que nos permitirá subir a Bind los movimientos registrados en la cuenta bancaria seleccionada.  

Al hacer clic sobre la pestaña, se muestra la siguiente pantalla: 

Debemos ubicar en la parte superior derecha de la pestaña el botón verde Subir archivo: 

Al dar clic sobre el mismo nos llevará a la siguiente pantalla 

Ubicamos en la parte izquierda el botón Choose File (Elegir archivo), damos clic sobre él, y seleccionamos de entre los archivos en nuestro dispositivo el archivo que corresponda con los movimientos bancarios: 

IMPORTANTE: Hasta el momento, Bind sólo permite la subida de archivos con formato .CSV delimitado por comas, por lo que el archivo que proporcione tu entidad bancaria debe coincidir con esas características, si el archivo no está en dicho formato favor de adecuarlo para que sea compatible.

 

Hay 2 tipos de Conciliaciones bancarias, una se maneja por depósito o retiro y la otra por el monto total de la operación. (No se pueden seleccionar las 3 a la vez)

Ejemplo Conciliación Bancaria (Depósito y Retiro)

 

Ejemplo Conciliación Bancaria (Monto)

Luego de seleccionarlo, debemos ubicar a la derecha el botón azul Procesar: 

Al hacer clic sobre él, se mostrará la siguiente pantalla: 

En la misma deberás relacionar cada uno de los campos según las columnas del archivo proporcionado por tu banco. 

-Fecha: Selecciona, de la lista desplegable, el nombre que lleva en el archivo la columna que muestra la fecha de los movimientos: 

-Descripción: Al igual que en la sección anterior, debes seleccionar de la lista desplegable la opción que corresponda en el archivo que acabas de subir a Bind con la descripción. 

-Referencia: Debes seleccionar de la lista que se desplega al hacer clic sobre la opción Referencia, y seleccionar la opción que corresponda con la columna en el archivo que acabas de subir a Bind con la referencia. 

-Monto: Selecciona la columna relacionada con el monto (No seleccionar si se cuenta con columnas de depósito y retiro)

-Depósito: Selecciona de la lista la opción que corresponda a la columna en la que se encuentran los depósitos en el archivo que acabas de subir a Bind. (No seleccionar si la conciliación es por Monto)

-Retiro: Selecciona de la lista la opción que corresponda a la columna en la que se encuentran los retiros en el archivo que acabas de subir a Bind. (No seleccionar si la conciliación es por Monto)

-Formato de fecha del archivo: Debes seleccionar el formato de fecha que posee el archivo que acabas de subir a Bind. 

Cuando hayas terminado de rellenar cada una de las opciones, te encontrarás con una pantalla que debería parecerse a la siguiente: 

Comprueba que todo esté en el orden correcto, y luego ubica en la parte inferior derecha el botón azul Guardar: 

Da clic sobre él y te encontrarás con la siguiente pantalla: 

Como verás, en la pestaña Estados de cuenta (así como en las demás pestañas) se encuentra contenida ahora información referente a la cuenta bancaria; toda ésta información extraída del archivo que se acaba de subir. (Se pueden subir varios estados de cuenta)

Si volvemos a la pestaña Movimientos por conciliar, nos encontraremos con lo siguiente: 

En efecto, el sistema ha sacado del archivo .CSV que hemos subido toda la información con respecto a movimientos bancarios, y ahora en la parte que corresponde a la columna Bancos se encuentra reflejada esa información. 

Ahora comenzaremos a realizar las conciliaciones. Básicamente, una conciliación es realizar un match entre los movimientos registrados en Bind y los registrados en la cuenta bancaria. Si seleccionamos alguno de los movimientos del lado izquierdo (Bind), el sistema de manera automática ubicará en la columna del lado derecho (Bancos) el/los movimientos que coincidan en fecha y monto, haciendo más sencilla la tarea de buscar y conciliar los que correspondan: 

Sólo debes entonces seleccionar en la columna de Bancos la operación que se marcó en rojo, y la pantalla entonces aparecerá un botón verde de conciliar en la parte superior derecha de la siguiente manera: 

En la parte superior derecha, debes ubicar el botón verde Conciliar: 

Una vez hecho esto, ambos movimientos se eliminarán de la lista de Movimientos por conciliar, y pasarán a la lista en la pestaña de Movimientos conciliados: 

En esta pestaña, se encuentra también otra herramienta que nos permite conciliar de manera más rápida basándose en la misma premisa de la conciliación anterior: el sistema, de manera inteligente, no sólo puede ubicar movimientos conciliables, sino que también puede conciliarlos de manera automática si así lo deseamos. 

En la parte superior derecha de la pestaña, se encuentra un botón verde, llamado Auto Conciliar: 

Si damos clic sobre él, el sistema automáticamente conciliará todos aquellos movimientos que coincidan los unos a otros entre Bind y el banco. Luego de que haya hecho esto, en la pestaña se mostrará la lista con todos los movimientos que concilió: 

Si volvemos a la pestaña Movimientos por conciliar, encontraremos una lista (ya más pequeña) de movimientos pendientes por conciliar: 

Si intentamos conciliar dos movimientos que no corresponden en monto, el sistema nos indicará que los mismos no pueden ser conciliados: 

Si algún movimiento en el Banco no lo tenemos en Bind ERP y lo queremos generar como ajuste, lo seleccionas y seguido presionamos sobre el botón azul Agregar, se mostrará la siguiente pestaña.

Al seleccionar un movimiento bancario del lado izquierdo, la pantalla cambiará de la siguiente manera: 

 

Acá básicamente estaremos creando un movimiento en Bind que corresponda al/los movimiento(s) seleccionado(s) para así poder realizar la conciliación. Del lado derecho, debemos seleccionar el tipo de operación (en este caso un ajuste), la fecha de movimiento, además de la cuenta contable: 

Selecciona la que corresponda y luego da clic sobre el botón azul Seleccionar: 

Luego, puedes rellenar el campo Descripción con una pequeña explicación del movimiento y/u operación: 

Finalmente, da clic sobre el botón Azul agregar: 

Y ya habrás creado una operación conciliable que corresponda con el movimiento bancario. Sólo debes regresar a la pestaña Movimientos por conciliar, asociar el movimiento que corresponda y, si lo deseas, agregar nuevos para que no quede ningún movimiento sin conciliar. 

Una vez finalizado el proceso, al irnos a la pestaña Resumen, podremos observar el resultado de lo realizado anteriormente: 

Así, de esta manera, ya habrás realizado la conciliación bancaria de tus movimientos financieros en el banco con los movimientos registrados en Bind ERP.