Lista de Activos

El módulo de Activos permite llevar un registro de los activos no circulantes, para facilitar el control contable, además de calcular la depreciación mensual en los casos en los cuales aplique.

Bajo la clasificación de activos no circulantes se tienen los siguientes:

  • Activos fijos: mobiliario, equipos y demás elementos inmovilizados de material.
  • Inversiones financieras a largo plazo: acciones o valores de renta fija.
  • Activos intangibles: derechos de propiedad, licencias, patentes, etc.

Por su parte, la depreciación es la disminución del valor de un bien debido al paso del tiempo. En la medida en que el tiempo transcurra, el valor de algunos bienes disminuye debido al deterioro que éstos presentan por su uso frecuente.

En vista de lo anterior, resulta necesario actualizar los registros contables para deducir el monto de la depreciación en cada activo no circulante que lo amerite, y así actualizar su valor en los libros contables al cierre administrativo de cada mes.

El módulo de lista de Activos en Bind ERP te permite actualizar de forma rápida y eficaz el valor real de los bienes depreciables, en función de parámetros fácilmente configurables como la fecha de adquisición del bien y la tasa de depreciación.

Además, te permite conectar con otros módulos del sistema, como el módulo de Gastos o el módulo de Auxiliar de Cuentas. Bind ERP funciona como un sistema contable interconectado que facilita ampliamente los controles administrativos de tu empresa, al alcance de un clic.

 

Pantalla Activos

El acceso al módulo de Activos se encuentra en la barra lateral izquierda del programa. Debes seleccionar la casilla Contabilidad, y al hacer clic sobre esta opción, se desplegará un nuevo menú en el cual debes ubicar la pestaña de Activos (cuarta de arriba hacia abajo), tal como se presenta a continuación:

Al seleccionar esta alternativa, se tiene una pantalla como la siguiente:

En dicha pantalla se evidencia la lista de activos no circulantes registrados históricamente en el sistema Bind ERP.

 

Filtro de Búsqueda

Mediante el filtro ubicado en la barra superior de la ventana puedes simplificar el criterio de búsqueda de un activo, de una forma eficiente y veraz.

En la parte superior de la pantalla se encuentran una casilla vacía, cuyo detalle se menciona a continuación.

- Palabra Clave: aquí puedes escribir una palabra o frase clave que simplifique el criterio de búsqueda del sistema.

Luego, debes establecer los límites superior e inferior de las fechas de adquisición del activo no circulante. Para ello, selecciona la fecha de inicio y la fecha final para el intervalo de búsqueda del sistema, en las casillas de Fecha de adquisición:

- Desde...

- Hasta...

Luego de llenar alguno de los campos del filtro de búsqueda que consideres pertinentes, haz clic en el botón “Buscar”, en el lateral derecho de la franja de búsqueda, tal como se refleja en la imagen a continuación:

A continuación, el filtro de búsqueda se ejecutará con base en el criterio o los criterios seleccionados. Luego, el sistema arroja el/los resultado/s obtenido/s.

Si está dentro de tus preferencias, puedes re-ubicar el resultado de la búsqueda utilizando los botones de ordenamiento  que están ubicados en cada columna del encabezado del filtro de búsqueda. Vale acotar que esta función también está disponible en la pantalla principal de la  Lista de Activos.

El orden seleccionado puede ser ascendente o descendente. En la pantalla se verá reflejado un orden de aparición distinto, dependiendo de la selección que hagas sobre cada columna.

 

Lista de Activos y Opciones

El listado principal de Activos presenta una breve reseña de cada activo no circulante que ha sido registrado en el sistema Bind ERP hasta el momento del acceso.

La pantalla inicial del módulo es la siguiente:

Esta pantalla presenta un listado de los activos no circulantes de tu empresa. La información mostrada en cada columna es la siguiente:

- Fecha de adquisición: presenta la fecha de compra del bien o activo intangible registrado en esa línea.

- Identificador: indica la palabra clave o referencia colocada por el usuario Bind que registró el activo en el sistema.

- Monto Original: hace mención al precio de adquisición del activo no circulante.

- Tasa de depreciación: muestra la tasa (%) de depreciación mensual del activo seleccionado.

- Depreciación acumulada: resume el monto total de la depreciación acumulada a lo largo de la vida útil del activo, con base en la tasa de depreciación mensual previamente configurada en el sistema. Esta cifra indica la pérdida de valor del activo hasta la fecha, debido al deterioro por el uso constante del mismo.

Además, se cuenta con la siguiente función de acceso:

: Esta opción elimina al activo seleccionado.

Al hacer clic sobre un activo en específico, el sistema te mostrará una sección nueva al lado derecho de la pantalla, en la cual aparecerá un resumen de todas las actividades y operaciones asociadas a dicho activo, tal como se muestra en la imagen a continuación:

La pantalla compartida muestra los siguientes datos:

  • Monto depreciado: indica el monto depreciado hasta la fecha.
  • Monto pendiente por depreciar: se refiere al saldo remanente del valor del activo no circulante, es decir, el monto que aún falta por depreciar.
  • Link de Ver gasto: al hacer clic en este link, se abre una pestaña adicional en el navegador, la cual es un atajo al siguiente módulo

> Compras > Gastos > Detalle de Gasto

Tal como aparece reflejado en la imagen a continuación:

En la pantalla de Gastos puedes observar las pestañas de detalle (cuenta contable, cantidad, precio unitario), pagos, documentos relacionados, actividades y archivos inherentes al activo en cuestión.

Para mayor detalle sobre la información suministrada en esta ventana adicional, te invitamos a ver la siguiente liga de la Pantalla de Gastos, de nuestro módulo de ayuda Bind ERP:

https://ayuda.bind.com.mx/hc/es/articles/360001931674-Pantalla-Gastos 

  • Link de Ver Póliza: al seleccionar este enlace, se abre una pestaña adicional en el navegador, la cual es un atajo al siguiente módulo

> Contabilidad > Reportes Financieros > Auxiliar de cuentas

La imagen de dicho módulo se presenta a continuación:

En la pantalla de Auxiliar de Cuentas puedes apreciar el detalle de los cargos y abonos asociados al registro que nos atañe.

Al hacer clic en el botón , el sistema abrirá una nueva pestaña en el navegador mediante la cual serás dirigido directamente al módulo de Finanzas que aplique (ingresos, bancos y cajas, inventarios, etc.), según el registro particular de cada transacción.

Para mayor detalle sobre el manejo del módulo de Auxiliar de Cuentas, te invitamos a ver el enlace del centro de ayuda HelpDesk de Bind ERP:

https://ayuda.bind.com.mx/hc/es/articles/115004093387-Auxiliar-de-Cuentas

  • Comentarios: en este renglón aparecen las frases referenciales que hayan sido colocadas por el usuario que creó el gasto en el sistema.
  • Cuenta contable: indica la cuenta contable seleccionada al momento de la creación del gasto en Bind ERP.
  • Resumen de líneas de depreciación: en cada línea se presenta la fecha, los comentarios y el monto depreciado por mes.

En las líneas de las depreciaciones que ya ocurrieron, aparecen las siguientes funciones de acceso:

: Al seleccionar esta opción, el sistema automáticamente te remite al módulo de Auxiliar de Cuentas, mediante la siguiente dirección de acceso

> Contabilidad > Reportes Financieros > Auxiliar de cuentas

Igual que en el enlace homónimo mencionado previamente.

: Esta opción permite eliminar el registro seleccionado.

Para ejecutar esta acción, sólo debes seleccionar el ícono denotado con una equis roja en el extremo derecho de la pantalla. Al hacerlo, aparecerá una pantalla como esta:

Para concluir, elije la opción , y automáticamente quedará eliminado el registro contable correspondiente. En caso de que quieras cancelar la operación, haz clic en No para volver a la interfaz anterior, sin ejecutar cambio alguno.

 

Crear un Activo desde Gastos 

Una forma de crear un activo no circulantes es mediante el módulo de gastos. Más específicamente desde el menú > Compras > Gastos > Agregar Gasto

Desde allí, al momento de crear el gasto y seleccionar la cuenta contable correspondiente, debes elegir la lista desplegable correspondiente a Activos No Circulantes, tal como se presenta en la siguiente secuencia:

1) Pantalla Agregar Gasto: luego de seleccionar los datos primarios del gasto (proveedor, tipo de documento, número de documento, días de crédito, sucursal, moneda y estatus), debes modificar la cuenta contable en el botón señalado a continuación.

2) Modificar cuenta contable: al seleccionar el botón indicado en la imagen anterior, aparecerá una pantalla emergente como la siguiente:

Allí debes seleccionar, en la primera lista desplegable, el grupo de cuentas contables que aglomera a los Activos No Circulantes, tal como se muestra a continuación:

Sucesivamente, se habilitarán las siguientes cuentas contables para su respectiva selección:

Elige la cuenta contable de tu preferencia, y haz clic en el botón Aceptar (en la esquina inferior izquierda de la pantalla), para continuar con la creación del Gasto.

Finalmente, volverás a la pantalla anterior, para seguir con el proceso de creación de gastos en el sistema Bind ERP.

Como puedes apreciar, se habilitaron tres (3) nuevos campos de selección, denominados Cta. de Depreciación, Cta. de Gasto y Tasa Anual. Los pasos siguientes consisten en la configuración de estos campos.

3) Elegir la Cuenta de Depreciación: para configurar la cuenta de depreciación, debes seleccionar el botón ubicado justo al lado derecho de la casilla denominada de Depreciación, tal como se muestra en la siguiente imagen.

Aquí deberás seleccionar la cuenta contable que corresponda según el tipo de activo no circulante que estás registrando en el sistema (inversión a largo plazo, activos fijos o activos intangibles, según sea el caso)

Para ello, repite el procedimiento descrito en el punto #2.

4) Elegir la Cuenta de Gasto: para elegir la cuenta de gasto, debes seleccionar el botón ubicado justo al lado derecho de la casilla denominada de Gasto, tal como se pone de manifiesto en la impresión de pantalla a continuación.

En este punto debes elegir la cuenta contable que corresponda según el tipo de activo no circulante que estás creando a partir del gasto, de acuerdo a los puntos #2 y #3 de esta sección del manual de ayuda Bind ERP.

5) Configurar la tasa de depreciación anual: coloca el porcentaje de depreciación anual del activo no circulante en la casilla denominada Tasa Anual, conforme se muestra a continuación.

En caso de que no quieras configurar los parámetros de depreciación y amortización del activo, puedes desactivar los parámetros de la cuenta de depreciación, cuenta de gasto y tasa anual, marcando el check en la casilla denominada No Aplica.

A continuación aparecería una imagen como la siguiente:

Esta selección puede resarcirse fácilmente al desmarcar el check en la casilla mencionada anteriormente.

6) Culminar la creación del gasto: finiquita el llenado del resto de los campos, para crear definitivamente el gasto a nivel de sistema.

Esto implica agregar otras líneas del gasto, si es necesario, y configurar los valores de descuento e IVA, conforme a las preferencias del usuario.

Para mayor detalle sobre la creación de los gastos en la interfaz del sistema Bind ERP, puedes visitar la liga correspondiente a otra sección de nuestro Manual del Usuario en el centro de ayuda Bind ERP:

https://ayuda.bind.com.mx/hc/es/articles/115004236948-Agregar-Gasto

 

Depreciar Activo mensual Manualmente

Es factible depreciar mensualmente el valor de los activos no circulantes mediante la ventana lateral de acceso a cada activo, disponible en la Lista de Activos del módulo de Contabilidad de Bind ERP.

Para ello, debes hacer clic en el botón . Gracias a esta función puedes realizar la depreciación manual del activo no circulante, en el momento del mes en el cual lo desees.

Al hacer clic en la función Depreciar, aparecerá una pantalla como ésta:

Si quieres continuar con la operación, haz clic en . En caso contrario, haz clic en No para volver a la pantalla anterior.

Suponiendo que continuamos con el proceso de depreciación manual, es decir, al seleccionar la opción en la ventana anterior, automáticamente se actualizará el listado de depreciaciones asociada a cada gastos, tal como se ve reflejado en la siguiente pantalla:

Incluso, puedes adelantar la depreciación de los próximos meses, repitiendo el mismo procedimiento tantas veces como lo consideres pertinente, en caso de que estés interesado en ello.

 

Depreciar todos los Activos (Mes Actual)

Si quieres registrar la depreciación mensual de todos los activos no circulantes (inversiones a largo plazo, activos fijos e intangibles), en el período administrativo corriente, entonces puedes hacerlo con un solo clic.

Para ello, activa el botón denominado Depreciar todos los activos, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla, tal como se muestra a continuación:

Al seleccionar el botón de acción previamente indicado, aparecerá la siguiente ventana emergente:

En caso de querer continuar con la operación, entonces haz clic en el botón , ubicado al extremo de la esquina inferior izquierda de esta ventana emergente. En caso contrario, selecciona el botón No para deshacer la operación y volver a la pantalla inicial del módulo.

Si continúas con el proceso, al hacer clic en el botón se actualizarán automáticamente todos los valores de depreciación acumulada de cada activo no circulante, debido a la inclusión del monto relacionado con el mes que acabamos de depreciar. Todo lo anterior, con base en la tasa de depreciación previamente configurada para cada gasto.

Vale acotar que, en caso de que hayamos adelantado la depreciación manual de algunos de los activos, el valor de la depreciación acumulada quedará exactamente igual. Al seleccionar la opción de Depreciar todos los activos, sólo se ejecutará la depreciación de los activos que no se hayan depreciado en ese mes. En resumen, ningún activo se depreciará dos veces en un mes.

Finalmente, la pantalla obtenida será similar a la siguiente:

Observa cómo aumentaron los valores de la columna denominada Depreciación acumulada, la quinta columna de la pantalla de izquierda a derecha. Todas las líneas actualizaron su valor, con excepción de la primera línea, en la cual la depreciación mensual se había calculado de manera manual.

 

Respaldo de Activos (Exportar)

Esta función permite descargar un respaldo de toda la información registrada en Bind ERP con respecto a la lista de activos no circulantes que han sido registrados en el sistema.

Para descargar el archivo con la información de respaldo, debes seleccionar el botón , ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla del módulo de Lista de Activos, tal como se pone de manifiesto en la siguiente imagen:

Automáticamente se iniciará la descarga de un archivo denominado “Activos.csv”, compatible con Microsoft Excel.

Este archivo resume la información básica que se registró en el sistema al agregar cada activo no circulante.

Una vez ordenados todos los datos del archivo en columnas, se tiene lo siguiente: