Capturar Venta

Paso 1

El acceso al módulo de Capturar Venta se encuentra en la barra lateral izquierda del programa.

Primeramente, selecciona la sexta casilla en orden descendente, la cual se denomina Ventas.

Al hacer clic sobre esta opción, se desplegará un nuevo menú, en el cual debes seleccionar la opción Capturar Venta (sexta de arriba hacia abajo), tal como se presenta en la siguiente imagen:

Al seleccionar esta alternativa, se abre automáticamente la siguiente pantalla:

En dicha pantalla anterior debes colocar todos los datos asociados a la nueva venta que deseas registrar en el sistema Bind ERP.

Se presentan tres (3) listas desplegables, a saber:

1.- Cliente:

 Al hacer clic sobre esta opción, se desplegará automáticamente una lista con todos los clientes registrados en el sistema, tal como se muestra a continuación:

Realiza la selección del cliente según corresponda mediante un clic, y quedará seleccionado en el formulario automáticamente.

Si el cliente elegido tiene en su haber un pedido abierto pendiente por facturar, entonces aparecerá la opción Pedido, en la cual podrás elegir el pedido que corresponda mediante una lista desplegable, tal como se muestra en la siguiente imagen:

En caso de que se trate de un nuevo cliente, debes seleccionar el link Nuevo+, ubicado al lado derecho de la barra de Cliente.

Al hacer clic sobre esta opción, aparece la siguiente pantalla emergente:

Realiza el llenado de los campos adecuadamente, te recomendamos visitar el siguiente link de nuestro módulo de ayuda Bind ERP:

https://ayuda.bind.com.mx/hc/es/articles/360002584513-Agregar-Cliente

Las casillas resaltadas en color rojo son de carácter obligatorio. En cambio, el llenado  del resto del formulario es opcional.

Una vez asignados los datos de interés sobre el nuevo cliente, seleccionamos el botón Aceptar, ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla.

Al terminar este proceso, volverás a la pantalla anterior. Allí, aparecerá una lista desplegable adicional, correspondiente a la lista de precios.

Allí debes elegir entre las opciones disponibles, la lista de precios que corresponda.

2.- Sucursal:

Elige la sucursal disponible en sistema.

3.- Almacén:

Elige el almacén disponible en sistema.

Al finalizar, debes seleccionar cuál de los dos tipos de documentos de registro de ventas deseas concretar:

Remisión: a través de este documento se formaliza una compraventa de bienes o servicios, sin remitir información fiscal al Servicio de Administración Tributaria (SAT). La remisión no tiene carácter legal para declaración de impuestos.

Factura: es un documento de carácter mercantil que refleja todos los detalles asociados a la compraventa de un bien o servicio. Esto abarca descripción, cantidad e importe del objeto de la compraventa, así como la declaración de los impuestos asociados.

El sistema Bind ERP enviará automáticamente los datos relacionados en la factura comercial al Sistema de Administración Tributaria (SAT), siempre que la cuenta Bind de la empresa haya adquirido previamente los comprobantes digitales fiscales necesarios para ello. Vale acotar que cada timbre o folio fiscal se compra por separado.

Es importante destacar que, una vez se ha registrado la venta, independientemente de si se trata de una remisión o una factura, los datos introducidos en el sistema no podrán ser modificados. Es decir, la captura de la venta no se puede editar bajo ningún concepto.

 

Paso 2

Partidas de la Venta (Productos y Servicios)

A efectos del presente artículo, supondremos que quieres capturar una venta mediante una remisión. Sin embargo, vale acotar que el procedimiento para el registro de facturas es exactamente igual en todas sus fases.

Haz clic sobre el botón Crear Remisión, ubicado en la parte inferior de la pantalla:

Se presentan dos (2) pestañas disponibles: Productos y Conceptos de Venta. Si estás ofreciendo un producto de tu inventario, entonces debes llenar la pestaña Productos, y en caso de que estés proporcionando un servicio ya sea (Instalación, envío, Mano de obra, etc), entonces debes seleccionar la pestaña de Conceptos de Venta.

Si quieres registrar la compra de un bien tangible, entonces debes mantener la selección de la pestaña denominada Productos, que es la pestaña pre-seleccionada en el sistema Bind ERP por defecto.

En caso de que desees registrar un servicio, entonces elige la pestaña denominada Conceptos de Venta. El proceso de llenado de campos y registro de datos es idéntico en ambos casos.

Nota: Se pueden registrar Productos y Conceptos de Venta (Servicios) en una misma venta ya sea Remisión o Factura.

Como ejemplo tomaremos una captura de ventas por producto, mediante una remisión. La pantalla inicial es la siguiente:

En caso de que exista una serie específica, puedes seleccionarla a través de la lista desplegable dispuesta para ello.

También puedes modificar la fecha de emisión de la remisión, tal como se detalla a continuación:

Luego de fijar el número de serie y la fecha de emisión del documento, procede con la elección del producto que será vendido al cliente, mediante la casilla Producto.

Al hacer clic sobre este campo, aparecerán automáticamente todos los productos que se encuentran disponibles a nivel de sistema, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Es importante destacar que sólo aparecerán en la lista desplegable aquellos productos que se estén disponibles en el almacén asignado al cliente seleccionado.

Luego de seleccionar el producto que está siendo objeto de la transacción, puedes agregar una nota opcional sobre la venta, en la casilla denominada Comentarios.

Posteriormente, haz clic en el símbolo  ubicado en el extremo derecho de la pantalla. De este modo agregarás el producto a la lista de bienes de la captura de venta.

El producto designado debe tener una existencia mayor a cero, y simultáneamente, inventario disponible a la venta. Si no se cumplen ambas condiciones la venta no se podrá concretar.

Posteriormente, debes configurar la cantidad y precio unitario del producto. El precio de cada producto tendrá que ser mayor a $0.00.

El valor del IEPS y del IVA se completa automáticamente según la configuración inicial al momento de crear el producto en sistema.

En caso de que tu producto se encuentre configurado por Lote también debes seleccionar el Lote/Pedimento del material, a nivel de inventario. Para ello, haz clic sobre la casilla con la inscripción Lote / Pedimentos / Serie, y aparecerán todos los lotes disponibles en existencia:

Una vez selecciones el lote correspondiente, la pantalla lucirá de la siguiente forma:

(El campo de lote sólo estará disponible si el producto está configurado de esa manera)

Puedes agregar tantos productos como consideres necesarios al momento de registrar la venta. Para ello, llena los campos a partir de la casilla de Producto, haz clic sobre el botón , y repite el procedimiento anterior hasta ingresar tantas líneas como sean necesarias.

En la parte inferior de la pantalla el monto subtotal y total se van generando automáticamente en la medida en que configuras las cantidades y precios de los productos de la venta.

Si quieres simplificar el proceso de carga de los productos de la venta, tienes la opción de multiplicar las partidas ya creadas, o importarlas en caso que ya tengas un respaldo guardado de alguna partida que utilices frecuentemente.

Para Multiplicar Partidas, selecciona el link denominado de esta forma sobre las columnas de IEPS e IVA, tal como se detalla en la siguiente imagen:

Luego, aparecerá la siguiente ventana emergente:

En la casilla en blanco, introduce el valor por el cual quieres multiplicar la cantidad de los productos seleccionados en el pedido (duplicar, triplicar, etc). Luego, haz clic en el botón Multiplicar para finalizar la operación.

Automáticamente volverás a la pantalla anterior con la corrección matemática en las cantidades de todas las partidas.

Por otra parte, si deseas Importar Partidas, entonces debes seleccionar el botón de igual nombre, localizado al lado derecho de la opción Multiplicar Partidas.

Al hacer clic sobre esta opción, aparecerá lo siguiente:

Elige el archivo de respaldo de las partidas que desees cargar en el pedido y procede con la carga de la información. En caso contrario, haz clic en Cancelar para volver a la pantalla previa.

Si la negociación con el cliente implica la deducción de un descuento especial, puedes incluir esta opción al hacer clic en el ícono , ubicado en la línea de Descuento, justo al lado derecho de este subtotal.

Al seleccionar este botón, se habilitará la edición del campo, y podrás elegir si quieres incluir un porcentaje de descuento sobre el importe total, o un descuento por un valor fijo, mediante una lista desplegable.

Al lado derecho de esta lista, se encuentra una casilla en la cual se puede fijar el valor del descuento, según lo que se haya estipulado en la lista desplegable (% ó $).

Vale acotar que el descuento afecta al sub-total del pedido, y en consecuencia, implica disminuciones en el IVA y en el monto total.

También puedes modificar el valor del IVA, mediante una lista desplegable que te permite elegir entre dos opciones: 0% o 16% de carga sobre la base imponible del servicio.

Luego de configurar todos los campos de interés, selecciona la opción Siguiente, tal como se muestra a continuación:

 

Paso 3

Luego de capturar la partida de ventas, el sistema te remitirá automáticamente a la siguiente pantalla:

Allí debes configurar los datos asociados a los siguientes campos:

  • Días de crédito.
  • Orden de compra (opcional).
  • Cuenta. (Opcional)
  • Uso de CFDI.

Además, puedes llenar el campo denominado Notificar a, con la dirección de correo electrónico de la persona de contacto en el cliente. Si das clic sobre el símbolo  ubicado al lado derecho de esta casilla, aparecerá un atajo hacia la dirección de correo del cliente que se encuentra pre-cargada en el sistema.

En caso de que se haya registrado un pago asociado a la venta, éste debe ser registrado en la casilla de pagos.

Para ello, haz clic en el botón Agregar+, y obtendrás una la siguiente pantalla:

Dependiendo de si se registra un pago parcial o total de la venta capturada, se distinguen dos (2) modalidades de pago:

Método de Pago

Pago en una Exhibición (PUE): método a través del cual se registra el pago de la totalidad de la venta antes de generar la factura.

Pago en Parcialidades o Diferido (PPD): amortiza la deuda del cliente mediante un pago parcial de la venta realizada, es decir registrar un pago parcial o ningún pago al momento de generar la factura.

Forma de Pago

Selecciona la forma en la que se recibe el pago. (De no registrar ningún pago antes de generar la factura éste campo se mostrará como: "Por Definir").

En cada casilla desplegable, selecciona la opción correspondiente:

Cuenta: Cuenta bancaria a la que ingresará el pago.

Importe: Cantidad a pagar (No incluir comas) El campo sólo permite el uso de un punto (.) para el uso de decimales.

Nota: En caso de usar decimales no incluir más de 4.

Si deseas borrar el registro, haz clic sobre la equis de color rojo ubicada en la banda lateral derecha, y en caso de que quieras registrar un pago adicional, selecciona nuevamente el botón Agregar+.

Para finalizar la captura de venta del producto, haz clic en el botón Guardar, ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla.

El sistema te enviará inmediatamente a la siguiente pantalla:

A través de esta interfaz podrás configurar parámetros de interés sobre tus ventas, tales como el registro de pagos, resguardo de documentos relacionados, programación de actividades de seguimiento, entre otras funciones.

Esta ventana posee, a su vez, cinco (5) pestañas, cuyas funcionalidades se describen a continuación:

1) Pestaña de Detalle

Muestra la información asociada a la remisión:

- Cliente.

- Días de crédito.

- Estatus.

- Teléfono.

- Contacto.

- RFC.

- Capturó.

- Fecha.

- Vencimiento.

- Lista de precios.

- Sucursal.

- Almacén.

- Método de pago.

- Términos de pago.

- Número de cuenta.

- Moneda.

- Tipo de cambio.

- Orden de compra.

- Folio fiscal.

- Dirección.

- Comentarios.

- Desglose de la venta: incluye código, unidad de medición, descripción del producto vendido, lote o pedimento, cantidad, precio unitario, total importe e IVA.

- Sub-Total, descuentos, impuestos, monto total a pagar y saldo pendiente por pagar.

2) Pestaña de Pagos (Complementos de Pago)

Resume la información correspondiente a los pagos registrados en sistema, por concepto de la venta del producto.

En la primera pantalla se presenta la siguiente información sobre cada pago:

  • Número de pago.
  • Cuenta.
  • Empleado.
  • Fecha de aplicación.
  • Estatus.
  • Monto.
  • Tasa de cambio.
  • Comentario.

Nota: El complemento de pago se genera cuando se registren pago una vez generada la factura, emite los documentos xml y pdf que vendrían siendo los complementos de pago.

Además, se muestran los siguientes íconos de edición:

: Esta opción visualiza, en una nueva pestaña del navegador web, los detalles del pago. Es un atajo al módulo de Ingreso, contenido en el menú de Finanzas.

La nueva pestaña luce de la siguiente forma:

 

: Esta opción emite, en una nueva pestaña del navegador web, un recibo de pago en formato pdf, para formalizar el registro del pago realizado.

El documento emitido por el sistema tiene la estructura detallada a continuación:

: Esta alternativa permite eliminar el registro del pago realizado previamente. Al hacer clic sobre este botón, aparecerá la siguiente ventana emergente.

Selecciona la opción de tu preferencia para volver a la pantalla anterior.

3) Pestaña de Documentos Relacionados

Esta pestaña resume todos los documentos relacionados a la venta, provenientes de módulos o funciones complementarias del sistema Bind ERP. Esto es: notas de crédito, facturas, pedidos o gastos.

4) Pestaña de Actividades

En esta pestaña puedes incluir comentarios, o seguimientos asociados a la transacción. Esto abarca ajustes en el calendario Bind para programar recordatorios sobre llamadas, reuniones u otras actividades que permitan llevar un mejor registro del cumplimiento de esta solicitud.

Para agregar un Comentario, ingresa tus notas en el recuadro destinado para esta función:

Posteriormente, puedes agregar un seguimiento en el calendario Bind para mejorar el control sobre el cumplimiento del pedido. Para ello, haz clic en el recuadro denominado Fecha de Seguimiento, y obtendrás una pantalla como ésta:

Al ubicar el lapso de seguimiento correspondiente, haz clic sobre el botón Aplicar para guardar los cambios.

Sucesivamente, se habilitarán las opciones de Tipo de Actividad, Repetir y ¿Es público?, tal como se muestra en la imagen a continuación.

Posteriormente, selecciona qué tipo de evento deseas programar al abrir la lista desplegada correspondiente:

En caso de que quieras incluir un patrón de repetición en el recordatorio, o marcar la actividad como pública, debes hacer clic sobre el botón  para activar la selección.

Para finalizar, selecciona el botón Agregar, ubicado sobre un recuadro verde en la esquina inferior derecha de la pantalla. Así, la actividad se agregará a la cotización, y aparecerá reflejada en el sistema de la siguiente forma:

5) Pestaña de Archivos

Facilita la carga de soportes o documentos inherentes a la venta. Es importante mencionar que los archivos deben ser menores a 5 Megabytes.

Para cargar un archivo, puedes arrastrar el documento hasta la pantalla destinada para ello.

También puedes seleccionar el archivo desde su ubicación en el computador, a través del botón Selecciónalos, el cual permite buscar el documento en tu equipo desde una ventana emergente.

Al adjuntar el documento en la plataforma Bind, el detalle de la carga aparece en la pantalla de la siguiente forma:

Aunado a las pestañas descritas previamente, puedes desplegar el menú de Acciones que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla.

A través de este menú, podrás ejecutar las siguientes opciones adicionales:

Registrar Pago: permite registrar un pago adicional relacionado con el pedido.

Al hacer clic sobre esta alternativa, aparecerá la siguiente ventana emergente:

Selecciona los datos que correspondan en cada campo a través de las listas desplegables o mediante la escritura manual de la información. Finalmente, haz clic en el botón Guardar.

En caso de que desees abortar la operación, entonces selecciona el botón Cancelar para volver a la pantalla anterior.

Agregar Nota de Crédito: es un atajo al módulo de Créditos. Al hacer clic en esta opción, automáticamente se abrirá la pantalla para agregar notas de crédito a la venta.

Copiar: permite crear una nueva venta con las mismas partidas de la venta que está siendo procesada. Al seleccionar esta opción, el sistema abrirá la pantalla Capturar Venta, y aparecerán pre-cargados los datos de la venta con el cual estábamos trabajando previamente.

Subir XML: permite cargar en el sistema un documento con información base del CFDI.

Al hacer clic sobre esta alternativa, aparecerá la siguiente ventana emergente:

Carga el archivo en la nube mediante el mecanismo de tu preferencia, y para finalizar, selecciona el botón Subir, ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana. En caso de que desees abortar la operación, entonces selecciona el botón Cancelar para volver a la pantalla anterior.

Cancelar: tal como su nombre lo indica, a través de esta opción podemos cancelar la venta a nivel del sistema.

Al seleccionar esta alternativa, aparecerá en pantalla el siguiente cuadro:

Selecciona la opción de tu preferencia, y continúa con el proceso.

Exportar partidas: al hacer clic sobre esta submenú, se descargará automáticamente un archivo de extensión .csv, compatible con Microsoft Excel, con el resumen del código interno del producto, la cantidad, el precio, comentarios y detalle del producto o servicio solicitado.

Enviar por e-mail: permite enviar un soporte de la venta realizada a través de un correo electrónico.

El sistema Bind hace posible la inclusión de un mensaje en el cuerpo del correo, previo al envío del mismo. Para finalizar el envío del pedido en digital, selecciona el botón Enviar, ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla.

La cuenta de correo emisora del mensaje es notificaciones@bind.com.mx. El proveedor recibirá un mensaje como éste:

Además de una copia digital de la remisión en formato pdf.

Descargar pdf: descarga la versión en .pdf de la remisión.

Descargar Hoja de salida: descarga la versión en .pdf de la hoja de salida del producto comercializado.

El formato de la hoja de salida va de la siguiente manera:

Imprimir ticket: tal como su nombre lo indica, facilita la impresión de un ticket de impresión para formalizar la solicitud en red.