Capturar Venta

El acceso al módulo de Capturar Venta se encuentra en la barra lateral izquierda del programa.

Primeramente, selecciona la sexta casilla en orden descendente, la cual se denomina Ventas.

Al hacer clic sobre esta opción, se desplegará un nuevo menú, en el cual debes seleccionar la opción Capturar Venta (sexta de arriba hacia abajo), tal como se presenta en la siguiente imagen:

Al seleccionar esta alternativa, se abre automáticamente la siguiente pantalla:

1-Logo:

Si guiamos el cursor de nuestro mouse a donde esta el logo de nuestra empresa, (del lado izquierdo en la parte superior de nuestra pantalla), nos mostrará la opción "Editar"

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Si le damos clic nos permitirá cambiar el logo en nuestra cuenta.

2- Datos de la empresa: 

Del lado derecho de donde está nuestro logo, nos aparecerán los datos de la empresa, si guiamos el cursor a esa parte nos mostrará "Editar"

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Al darle clic nos permitirá modificar esos datos desde nuestra venta, si así lo requerimos, una vez hecho solo le damos clic en "Actualizar", de esa forma tomará los nuevos datos: 

3.- Menú

En la esquina del lado derecho, en la parte superior veremos el siguiente botón , al darle clic nos mostrará una lista de opciones de las cuales veremos sus funciones: 

Al darle clic en esta opción, nos manda directamente a la configuración/Catálogo del sistema/impuestos. Es aquí donde podemos configurar nuestra venta en caso que vaya a llevar retención de IVA o ISR. así poder activarlos. 

Esta opción es un acceso directo para ir a configuración/catálogo del sistema/monedas. Es caso de que no hayamos agregado más monedas, y ocupemos hacer una venta en dólares, euros, etc., desde este botón nos mandara directo a hacer el cambio. 

En caso de que quieras cambiar de plantilla, este es el botón directo para hacerlo, con darle clic nos enviará a Configuración/Documentos/plantillas, de esa forma antes de hacer nuestra venta podremos escoger la plantilla que queramos o cambiar de color la que ya tenemos siempre y cuando tu plan cuente con esa función. 

Importar partidas es una función con la que desde un excel podremos importar los productos a nuestra venta, esto nos sirve mucho para cuando haremos una venta con demasiados productos, así se ahorra tiempo en seleccionar uno a uno. Al darle clic en esta botón nos arrojará la siguiente ventana:

Donde le daremos clic en "Seleccionar archivo" para que seleccionemos el documento a subir desde nuestra PC. 

La siguiente imagen es un ejemplo de una plantilla. Los puntos importantes a tomar es que el formato de nuestra plantilla tiene que ser .CSV, y los campos obligatorios a llenar son Código, cantidad y precio

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Una vez cargado el archivo le daremos "Procesar"

El la siguiente ventana que nos muestra, relacionamos las columnas de nuestras plantillas en base al nombre del campo, de esa forma podremos darle "Importar", para que nuestros productos se carguen en nuestra venta.

Finalmente tenemos el siguiente botón, que al presionarlo nos multiplica la cantidad de existencias de todos los productos que tenemos registrados en la venta, como por ejemplo, si tenemos en Cantidad 2 en los productos registrados al darle clic en este botón, veremos la siguiente ventana donde asignaremos la cantidad que queremos que nos multiplique: 

Le damos clic a "Multiplicar", y nos mostrará lo siguiente en la venta: 

 

4.- Cliente:

 Al hacer clic sobre esta opción, se desplegará automáticamente una lista con todos los clientes registrados en el sistema, tal como se muestra a continuación:

 

Realiza la selección del cliente según corresponda mediante un clic, y podrás ver si tiene o no días de crédito.

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Si el cliente elegido tiene un pedido abierto pendiente por facturar, entonces aparecerá la opción Pedido, en la cual podrás elegir el pedido que corresponda mediante una lista desplegable, tal como se muestra en la siguiente imagen:

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En caso de que se trate de un nuevo cliente, debes seleccionar Nuevo.

Al hacer clic sobre esta opción, aparece la siguiente pantalla emergente:

Realiza el llenado de los campos adecuadamente, te recomendamos visitar el siguiente link de nuestro módulo de ayuda Bind ERP:

Agregar Cliente

Las casillas resaltadas con un * en la parte superior son de carácter obligatorio (Aparecerán los * al momento de darle en "Agregar cliente", de esa forma puedes ver los campos que son obligatorios). En cambio, el llenado  del resto del formulario es opcional.

Una vez asignados los datos de interés sobre el nuevo cliente, seleccionamos el botón "Agregar Cliente", ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla.

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Nota: Si el cliente que hemos elegido, tiene pedidos activos, te aparecerán en el siguiente campo: 

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Al seleccionarlo, nos cargara toda la información registrada en nuestro pedido, como el ejemplo que veremos a continuación: 

Hay que tomar en cuenta que cuando nuestra venta viene de un pedido, o una cotización, siempre aparecerá un candado que nos bloquea los precios, sólo hay que darle clic a ese candado para desbloquearlo y hacer cambios en precios si así lo requerimos. 

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5.- Sucursal:

Elige la sucursal disponible en sistema.

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6.- Almacén:

Elige el almacén disponible en sistema.

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7.- Método de Pago

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Pago en una Exhibición (PUE): método a través del cual se registra el pago de la totalidad de la venta antes de generar la factura.

Pago en Parcialidades o Diferido (PPD): amortiza la deuda del cliente mediante un pago parcial de la venta realizada, es decir registrar un pago parcial o ningún pago al momento de generar la factura.

8.- Tipo de documento:

Remisión: a través de este documento se formaliza una compraventa de bienes o servicios, sin remitir información fiscal al Servicio de Administración Tributaria (SAT). La remisión no tiene carácter legal para declaración de impuestos.

Factura: es un documento de carácter mercantil que refleja todos los detalles asociados a la compraventa de un bien o servicio. Esto abarca descripción, cantidad e importe del objeto de la compraventa, así como la declaración de los impuestos asociados.

El sistema Bind ERP enviará automaticamente los datos relacionados en la factura comercial al Sistema de Administración Tributaria (SAT), siempre que la cuenta Bind de la empresa haya adquirido previamente los comprobantes digitales fiscales necesarios para ello. Vale acotar que cada timbre o folio fiscal se compra por separado.

Es importante destacar que, una vez se ha registrado la venta, independientemente de si se trata de una remisión o una factura, los datos introducidos en el sistema no podrán ser modificados. Es decir, la captura de la venta no se puede editar bajo ningún concepto.

9.- Productos o servicios

Ahora vamos a ver cómo registrar productos o servicios en nuestra venta. Vamos a darle clic donde dice "Agregar producto o servicio", de esa forma nos desplazará nuestra lista tanto de servicios como de productos, podremos diferenciar si es un Producto o Servicio dependiendo del diferenciador que muestre del lado derecho: (Prod. o Serv.).

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Seleccionamos el producto o servicio del que queremos hacer nuestra venta: 

Lo primero que vamos a ver será el Código de nuestro producto o servicio: 

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En Unidad, nos mostrará las diferentes unidades que maneja nuestro producto, de esa forma podemos escoger cuál se tomará en la venta: 

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En concepto nos mostrará el nombre de nuestro producto, y debajo se verá en color verde podremos visualizar nuestras existencias, así cuántas tenemos disponibles. Existencia significa cuántas hay en almacén. Disponibles se ven afectadas por los pedidos, si hay pedidos activos tendrás menos disponibles que en existencias. 

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En cantidad vamos a colocar las unidades que vamos a vender. Precio nos mostrará el valor unitario del producto. Y en Importe veremos el total en base a la cantidad de piezas por el precio unitario. 

Finalmente tenemos los tres botones que veremos en la esquina:

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El primer botón es para manejar descuento por partida. Al presionarlo nos mostrará los siguientes campos para ir colocando la información: 

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Donde nosotros podremos elegir si es un descuento por partida o por porcentaje: 

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Una vez se haya escogido el tipo de descuento, solo colocamos la cantidad y de esa forma ya nos afectará en el total del precio de nuestro producto: 

El siguiente botón nos servirá para colocar comentarios a nuestro producto. Al darle clic nos aparecerá el campo para colocar esa información: (Esto reemplazará la descripción actual del producto si es que ya cuenta con una). 

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Por último está el siguiente botón, esto es para quitar la partida de nuestra venta, con un solo clic se quitara ese producto o servicio de nuestro listado en la venta.

Si deseas visualizar los impuestos configurados en cada producto sólo basta con pasar el cursor sobre la columna de importe de cada partida.

10.- Pago

Si nuestra venta se registrará con pago, tenemos que darle clic donde dice pago: 

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Al darle clic nos mostrará los siguientes campos: 

Forma de Pago:

Selecciona la forma en la que se recibe el pago. (De no registrar ningún pago antes de generar la factura éste campo se mostrará como: "Por Definir").

En cada casilla desplegable, selecciona la opción correspondiente:

Cuenta: Cuenta bancaria a la que ingresará el pago.

Importe: Cantidad a pagar (Campo numérico y se puede incluir un (.) para el uso de decimales.

Nota: En caso de usar decimales no incluir más de 4.

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En caso de que quieras registrar un pago adicional, selecciona nuevamente el botón Agregar.

Y nos mostrará los mismos campos para que se registre otro pago antes de guardar:

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Importes totales: 

Los importes totales de la venta los vamos a visualizar más abajo: 

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El descuento que nos muestra por debajo del subtotal, sería por todos los productos que vemos en nuestra venta. 

Al lado derecho de esta lista, se encuentra una casilla en la cual se puede fijar el valor del descuento, según lo que se haya estipulado en la lista desplegable (% ó $).

Hay que tener en cuenta que el descuento afectará ek subtotal de la venta afectando con un proporcional a cada partida y en consecuencia implica disminuciones en los impuestos y en el monto total.

También puedes modificar el valor del IVA, mediante una lista desplegable que te permite elegir entre tres opciones: 0%, 8% o 16% de carga sobre la base imponible del servicio.

 

También veremos la dirección fiscal del cliente, si nosotros manejamos una o más direcciones, al darle clic nos mostrará la lista para que escojamos cuál aparecerá en nuestra venta:

Comentarios: Esta opción nos es de utilidad en caso que queramos agregar algún comentario al movimiento que se está haciendo, es libre y el opcional llenarlo. 

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Además, puedes llenar el campo denominado Notificar a, con la dirección de correo electrónico de la persona de contacto en el cliente.  (Nota: si el correo está registrado en el cliente al momento que se guarde la venta se le enviará automáticamente)

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Para finalizar la captura de venta del producto, haz clic en el botón Guardar, ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla.

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El sistema te enviará inmediatamente a la siguiente pantalla:

A través de esta interfaz podrás configurar parámetros de interés sobre tus ventas, tales como el registro de pagos, resguardo de documentos relacionados, programación de actividades de seguimiento, entre otras funciones.

Esta ventana posee, a su vez, cinco (5) pestañas, cuyas funcionalidades se describen a continuación:

1) Pestaña de Detalle

Muestra la información asociada a la remisión:

- Cliente.

- Días de crédito.

- Estatus.

- Teléfono.

- Contacto.

- RFC.

- Capturó.

- Fecha.

- Vencimiento.

- Lista de precios.

- Sucursal.

- Almacén.

- Método de pago.

- Términos de pago.

- Número de cuenta.

- Moneda.

- Tipo de cambio.

- Orden de compra.

- Folio fiscal.

- Dirección.

- Comentarios.

- Desglose de la venta: incluye código, unidad de medición, descripción del producto vendido, lote o pedimento, cantidad, precio unitario, total importe e IVA.

- Sub-Total, descuentos, impuestos, monto total a pagar y saldo pendiente por pagar.

2) Pestaña de Pagos (Complementos de Pago)

Resume la información correspondiente a los pagos registrados en sistema, por concepto de la venta del producto.

En la primera pantalla se presenta la siguiente información sobre cada pago:

  • Número de pago.
  • Cuenta.
  • Empleado.
  • Fecha de aplicación.
  • Estatus.
  • Monto.
  • Tasa de cambio.
  • Comentario.

Nota: El complemento de pago se genera cuando se registren pago una vez generada la factura, emite los documentos xml y pdf que vendrían siendo los complementos de pago.

Además, se muestran los siguientes íconos de edición:

: Esta opción visualiza, en una nueva pestaña del navegador web, los detalles del pago. Es un atajo al módulo de Ingreso, contenido en el menú de Finanzas.

La nueva pestaña luce de la siguiente forma:

 

: Esta opción emite, en una nueva pestaña del navegador web, un recibo de pago en formato pdf, para formalizar el registro del pago realizado.

El documento emitido por el sistema tiene la estructura detallada a continuación:

: Esta alternativa permite eliminar el registro del pago realizado previamente. Al hacer clic sobre este botón, aparecerá la siguiente ventana emergente.

Selecciona la opción de tu preferencia para volver a la pantalla anterior.

3) Pestaña de Documentos Relacionados

Esta pestaña resume todos los documentos relacionados a la venta, provenientes de módulos o funciones complementarias del sistema Bind ERP. Esto es: notas de crédito, facturas, pedidos o gastos.

4) Pestaña de Actividades

En esta pestaña puedes incluir comentarios, o seguimientos asociados a la transacción. Esto abarca ajustes en el calendario Bind para programar recordatorios sobre llamadas, reuniones u otras actividades que permitan llevar un mejor registro del cumplimiento de esta solicitud.

Para agregar un Comentario, ingresa tus notas en el recuadro destinado para esta función:

Posteriormente, puedes agregar un seguimiento en el calendario Bind para mejorar el control sobre el cumplimiento del pedido. Para ello, haz clic en el recuadro denominado Fecha de Seguimiento, y obtendrás una pantalla como ésta:

Al ubicar el lapso de seguimiento correspondiente, haz clic sobre el botón Aplicar para guardar los cambios.

Sucesivamente, se habilitarán las opciones de Tipo de Actividad, Repetir y ¿Es público?, tal como se muestra en la imagen a continuación.

Posteriormente, selecciona qué tipo de evento deseas programar al abrir la lista desplegada correspondiente:

En caso de que quieras incluir un patrón de repetición en el recordatorio, o marcar la actividad como pública, debes hacer clic sobre el botón  para activar la selección.

Para finalizar, selecciona el botón Agregar, ubicado sobre un recuadro verde en la esquina inferior derecha de la pantalla. Así, la actividad se agregará a la cotización, y aparecerá reflejada en el sistema de la siguiente forma:

5) Pestaña de Archivos

Facilita la carga de soportes o documentos inherentes a la venta. Es importante mencionar que los archivos deben ser menores a 5 Megabytes.

Para cargar un archivo, puedes arrastrar el documento hasta la pantalla destinada para ello.

También puedes seleccionar el archivo desde su ubicación en el computador, a través del botón Selecciónalos, el cual permite buscar el documento en tu equipo desde una ventana emergente.

Al adjuntar el documento en la plataforma Bind, el detalle de la carga aparece en la pantalla de la siguiente forma:

Aunado a las pestañas descritas previamente, puedes desplegar el menú de Acciones que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla.

A través de este menú, podrás ejecutar las siguientes opciones adicionales:

Registrar Pago: permite registrar un pago adicional relacionado con el pedido.

Al hacer clic sobre esta alternativa, aparecerá la siguiente ventana emergente:

Selecciona los datos que correspondan en cada campo a través de las listas desplegables o mediante la escritura manual de la información. Finalmente, haz clic en el botón Guardar.

En caso de que desees abortar la operación, entonces selecciona el botón Cancelar para volver a la pantalla anterior.

Agregar Nota de Crédito: es un atajo al módulo de Créditos. Al hacer clic en esta opción, automáticamente se abrirá la pantalla para agregar notas de crédito a la venta.

Copiar: permite crear una nueva venta con las mismas partidas de la venta que está siendo procesada. Al seleccionar esta opción, el sistema abrirá la pantalla Capturar Venta, y aparecerán pre-cargados los datos de la venta con el cual estábamos trabajando previamente.

Subir XML: permite cargar en el sistema un documento con información base del CFDI.

Al hacer clic sobre esta alternativa, aparecerá la siguiente ventana emergente:

Carga el archivo en la nube mediante el mecanismo de tu preferencia, y para finalizar, selecciona el botón Subir, ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana. En caso de que desees abortar la operación, entonces selecciona el botón Cancelar para volver a la pantalla anterior.

Cancelar: tal como su nombre lo indica, a través de esta opción podemos cancelar la venta a nivel del sistema.

Al seleccionar esta alternativa, aparecerá en pantalla el siguiente cuadro:

Selecciona la opción de tu preferencia, y continúa con el proceso.

Exportar partidas: al hacer clic sobre esta submenú, se descargará automáticamente un archivo de extensión .csv, compatible con Microsoft Excel, con el resumen del código interno del producto, la cantidad, el precio, comentarios y detalle del producto o servicio solicitado.

Enviar por e-mail: permite enviar un soporte de la venta realizada a través de un correo electrónico.

El sistema Bind hace posible la inclusión de un mensaje en el cuerpo del correo, previo al envío del mismo. Para finalizar el envío del pedido en digital, selecciona el botón Enviar, ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla.

La cuenta de correo emisora del mensaje es notificaciones@bind.com.mx. El proveedor recibirá un mensaje como éste:

Además de una copia digital de la remisión en formato pdf.

Descargar pdf: descarga la versión en .pdf de la remisión.

Descargar Hoja de salida: descarga la versión en .pdf de la hoja de salida del producto comercializado.

El formato de la hoja de salida va de la siguiente manera:

Imprimir ticket: tal como su nombre lo indica, facilita la impresión de un ticket de impresión para formalizar la solicitud en red.