Agregar nueva Cotización

En este artículo te mostraremos como crear una cotización de ventas.

Agregar Cotización

Detalle de la cotización

Menú Acciones


👉1. Ingrese al menú Ventas > Cotizaciones

 

 

 

 

Selecciona el botón Agregar. Es el primer ícono que se encuentra en la parte superior de nuestra pantalla, de izquierda a derecha:

Posteriormente se habilitará la siguiente pantalla:👇

Paulatinamente, llena los campos disponibles en la cotización:

Desde tu cotización es posible poder modificar el logo de tu empresa, dando oportunidad de escoger el que tu quieres que aparezca en la cotización que enviarás.

Para hacer el cambio, solo le damos clic en el logo que nos aparece en la parte superior izquierda de nuestro documento, de esa forma podremos ver la opción Editar y cargamos el nuevo logo

-Ahora si ya cambiaste tu logo te aparecerá el nuevo.👇

Continuamos con el llenado👇

  1. Cliente: Este menú desplegable tiene las opciones Nuevo, Prospecto y Cliente Registrado. En caso de que sea un cliente nuevo tendrás que llenar los campos que se piden con las información del cliente nuevo (Empresa, Teléfono, Contacto, Email)

     

    -Para agregar un cliente nuevo solo necesitamos darle clic en el botón nuevo-1, y te abrirá una ventana para llenar los datos necesarios. 

    -Al darle clic en Agregar prospecto se guardará de la siguiente manera:

  2. Almacén: Presenta una lista desplegable con las opciones de almacén disponibles. Este campo está programado por defecto para seleccionar el almacén matriz.
  3. Moneda: Presenta una lista desplegable con las opciones de moneda disponibles, según las monedas agregadas a nuestra cuenta,este campo está programado para establecer el peso mexicano como opción por defecto pero puedes seleccionar otra  moneda en la que se hará la cotización (pesos, dólares, etc.).
    *En caso de ser moneda extranjera especifique el tipo de cambio.
  4. Listas de precios:Selecciona la lista de precio que aplique, según las listas de precio pre-cargadas en sistema para cada cliente dentro de tu cuenta.Si es para un cliente nuevo que se está registrando desde la cotización, o en su caso, es un prospecto, el sistema te permitirá seleccionar una lista de precios de tu catálogo
  5. Serie y folio: Presenta una lista desplegable con las opciones de series disponibles, si es el caso. (Nota: para que te muestre la lista despegable tienes que tener tus series/folios configurados, para darlos de alta puedes ir aquí: Serie)

Más opciones.image.png

Aquí encontraremos el enlace directo para configurar los rubros descritos como:

Impuestos:Para mas información da cli aquí👉Impuestos

Monedas:Para mas información da cli aquí👉 Monedas

Importar partidas : se descarga la plantilla desde una cotización ya hecha, ya cuando tengas listo tu excel y lo anexes, se procesa, seguido de darle clic en importar.

Multiplicar Partidas solo multiplica la cantidad de las partidas por la cantidad que se coloque en el campo a llenar.


👉Segundo agregamos Partidas

Funciones👇

 

1. Código y concepto:Tendremos opciones para ingresar o agregar producto, el sistema nos permitirá elegir el código del producto en caso de conocerlo o buscar por nombre del producto o servicio.

5-1

2. Cantidad y precio: la cantidad de productos a agregar en la cotización y el precio,este lo tomamos de alguna lista de precios seleccionada o podemos modificar allí mismo la cantidad.

3. Descuento eliminar :Si quieres eliminar el servicio, o producto, le daremos clic a la blob que nos aparece del lado derecho de nuestro concepto.

Y cuando le damos clic a este botón blob nos mostrara los campos necesarios para aplicarle un descuento por partidas a nuestro producto o servicio, así como elegir si será descuento por monto o porcentaje

4. Comentarios: Si desea agregar una nota a la cotización final puede hacerlo en el campo de Comentarios(Serán mostrados como Notas generales en nuestro pdf)

5. Notificar a: En este apartado aparecerá el correo con el que está dado de alto el cliente y se puede incluir algún otro de forma manual.

6.Subtotal e impuestos: En la opción de I.V.A. se muestra un menú desplegable con las opciones de 16% ,8% o 0%. Elija el correcto para su cotización.

 Para colocar la Retención de IVA e ISR, es necesario darle clic en el lápiz en verde, (para activarlo ver el paso 4. Más opciones)

Guardar: Al finalizar la cotización damos clic en guardar y enseguida se mostrará una ventana con la cotización que acaba de realizar.

 


Detalles de cotización

En esta opción se visualizan los detalles de tu cotización realizada.

La pestaña adicional, a su vez, contiene cuatro (4) pestañas, a saber:


  • 1.-Pestaña de Detalle

-Muestra la información Asociada a la cotización. 

-Cliente.

- Contacto.

- Teléfono.

- Sucursal.

- Lista de Precio.

- Capturó.

- Moneda.

- Tipo de cambio.

- Fecha.

- Estatus.

- Comentarios.

- Desglose de la cotización: incluye código y descripción internos del producto o servicio cotizado, unidad de medición, cantidad, precio unitario, importe, IEPS e IVA.

- Sub-Total, Impuestos y Monto Total a Pagar.

 


  • 2.-Pestaña Documentos relacionados

En esta parte nos aparecerán los documentos relacionados o ligadas  a esta cotización como Factura o pedido.

 

  • 3.-Pestaña de Actividades

En esta pestaña puedes agregar comentarios, o algún seguimiento relacionado a la cotización.

Esto es, recordatorios u otras actividades que permitan llevar un mejor registro del avance de esta solicitud. Para agregar un Comentario, ingresa tus notas en el recuadro dispuesto para ello:

Luego, puedes insertar un seguimiento en el calendario Bind para mejorar el control sobre el proceso de cotización. Para ello, haz clic en el recuadro denominado Fecha de Seguimiento, y obtendrás una pantalla como ésta:

Al ubicar el lapso de seguimiento correspondiente, selecciona el botón Aplicar para guardar los cambios.

Luego, se habilitarán las opciones de Tipo de Actividad, Repetir y ¿Es público?, tal como se muestra en la imagen a continuación:

Posteriormente, selecciona qué tipo de evento deseas programar al abrir la lista desplegada correspondiente:

En caso de que quieras incluir un patrón de repetición en el recordatorio, o marcar la actividad como pública, debes hacer clic sobre el botón  para activar la selección.

Para finalizar, selecciona el botón Agregar, ubicado sobre un recuadro verde en la esquina inferior derecha de la pantalla. Así, la actividad se agregará a la cotización, y aparecerá reflejada en el sistema de la siguiente forma:


  • 4.-Pestaña de Archivos

En esta sección se puede adjuntar archivos que estén relacionados con la cotización. Por ejemplo: fichas técnicas de productos, descripciones exhaustivas de conceptos de venta, fotografías referenciales, manuales de procedimiento, etc.

Es importante destacar que los archivos deben ser menores a 5 Megabytes.

Para cargar un archivo, puedes arrastrar el documento hasta la pantalla destinada para ello.

 


Acciones

👉En el Botón Acciones ubicado en la parte superior derecha tenemos varias opciones👇

 

-Marcar como surtida en caso que sea asi.

-Generar Pedido: es un atajo al módulo de Pedidos, en el menú de Ventas. Al hacer clic en esta opción, automáticamente se abrirá la pantalla Pedido Nuevo, allí deberás completar el formulario correspondiente para finiquitar la creación del pedido.

- Copiar: permite crear una nueva cotización con las mismas partidas de la cotización que está siendo copiada. Al seleccionar esta opción, el sistema abrirá la pantalla Nueva Cotización, y aparecerán pre-cargados los datos de la cotización con la cual estábamos trabajando anteriormente.

- Editar: permite modificar cualquier característica de la cotización, con la finalidad de ajustar sus parámetros acorde a la evolución de la negociación.

- Exportar partidas: al seleccionar esta opción, se descargará automáticamente un archivo de extensión .csv, compatible con Microsoft Excel, con el resumen del código interno del producto, la cantidad, el precio, comentarios y detalle del producto o servicio cotizado, tal como se muestra a continuación:

- Enviar por e-mail: permite enviar la cotización a través de un correo electrónico.

El sistema toma por defecto los correos de los contactos registrados al momento de crear al cliente registrado o al prospecto, según sea el caso. También puedes agregar tantas direcciones de correo electrónico como consideres pertinente.

La interfaz te permite incluir un mensaje en el cuerpo del correo antes de enviarlo. Para finalizar con el envío de la cotización digital, selecciona el botón Enviar, ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla.

La cuenta de correo emisora del mensaje es notificaciones@bind.com.mx. El proveedor recibirá un mensaje como éste:

Además de una copia digital de la cotización en formato pdf.

- Descargar pdf: descarga automáticamente la versión en .pdf de la cotización.

 

 

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