Pantalla Cotizaciones

Ubicar el módulo de Cotizaciones

El acceso al módulo de Cotizaciones se ubica en la barra lateral izquierda del programa. En primera instancia, debes seleccionar la sexta casilla en orden descendente, la cual se denomina Ventas.

Al hacer clic sobre esta opción, se desplegará un nuevo menú, en el cual debes seleccionar Cotizaciones, tal como se presenta a continuación:

Al seleccionar esta opción, se tiene una pantalla como la siguiente:

 

 

Funciones

El módulo de Cotizaciones tiene como objetivo elaborar valoraciones de bienes o servicios que serán ofrecidos a clientes registrados o prospectos, con la finalidad de establecer relaciones comerciales a corto plazo.

Las principales funciones de este módulo son las siguientes:

- Crear Cotizaciones.

- Agregar actividades de seguimiento y archivos asociados a las cotizaciones.

- Exportar partidas de las cotizaciones.

- Enviar cotizaciones por correo electrónico.

- Generar pedidos a partir de las cotizaciones.

- Descargar archivos de Cotizaciones de extensión .pdf

 

Filtro de búsqueda

Se pueden realizar búsquedas específicas mediante la implementación de un filtro de búsqueda.

En la parte superior de la pantalla se encuentran dos casillas vacías: número y cliente, cuyo detalle se menciona a continuación.

- Número: en esta casilla debes indicar el número de la cotización, en caso de que lo conozcas.

- Cliente: aquí puedes escribir el nombre del cliente registrado o del prospecto a quien fue dirigida la cotización.

Además, es posible seleccionar entre un rango de fechas, entre la Fecha (Inicio) y Fecha (Final)  el lapso en el cual fue generada la cotización. Esta función permite simplificar el espectro de la búsqueda considerablemente.

Así mismo, en la misma sección se encuentran cuatro (4) listas desplegables, cuyas opciones secundarias se detallan a continuación:

- Capturó: allí debes seleccionar al usuario de Bind ERP que emitió la cotización.

- Sucursal: todas o sucursal relacionada.

- Estatus: activa o cancelada.

- Producto: producto que se encuentra en la cotización.

Puedes utilizar el filtro de búsqueda llenando una o varias casillas de las mencionadas anteriormente. Luego, haz clic en el botón “Buscar”, en la esquina inferior derecha de la franja de búsqueda, tal como se refleja en la imagen a continuación:

Al accionar el botón Buscar, se ejecuta el filtro según el criterio accionado previamente. Posteriormente, el programa arroja el/los resultado/s detectados por defecto.

Si lo consideras necesario, puedes ordenar el resultado de la búsqueda utilizando los botones de ordenamiento que están localizados en la parte superior de cada columna . Vale acotar que esta función también está disponible en la pantalla principal de Cotizaciones.

El orden seleccionado puede ser de mayor a menor o viceversa, dependiendo de tu preferencia. Esto varía al seleccionar el triángulo inferior o superior, respectivamente.

Por ejemplo: al filtrar la columna # en orden ascendente, el nuevo orden del filtro de búsqueda queda de la siguiente forma:

Toda la información asociada a las cotizaciones se ordena automáticamente según el orden establecido en la columna #.

 

Lista de Cotizaciones y opciones disponibles

El listado principal de cotizaciones presenta las principales características de todas las cotizaciones emitidas hasta la fecha.

A continuación una muestra de la pantalla inicial del módulo:

El listado cuenta con ocho (8) columnas de información, donde se reseña lo siguiente:

- #: se refiere al correlativo generado de manera automática por Bind ERP para enumerar a las cotizaciones. La asignación del número va en función del orden de creación de las cotizaciones en el sistema.

- Fecha: indica la fecha de creación de la cotización.

- Cliente: detalla el nombre del cliente (o prospecto) al que se emitió la cotización.

- Sucursal: indica la sucursal de entrega del bien o servicio cotizado.

- Total: resume el monto total cotizado por el producto o concepto de venta ofrecido.

- Moneda: indica la moneda de la cotización. El sistema está configurado para establecer pesos mexicanos (MXN) como la moneda de cotización por defecto.

- Estatus: especifica el estatus de la cotización. La cotización puede estar activa, es decir, que está siendo evaluada por el cliente o prospecto; o también puede haber sido cancelada.

- Comentarios: refleja si se colocó algún comentario o nota a pie de página al momento de emitir la cotización.

 

Además, se cuenta con las siguientes funciones de acceso:

: Esta opción permite convertir la cotización en un pedido formal a nivel de sistema.

Al hacer clic sobre este botón, el sistema se trasladará automáticamente al módulo de Pedidos, y aparecerá una pantalla en la cual deberás completar los datos que hagan falta para completar la transacción.

Para mayor detalle sobre cómo concretar la creación de un nuevo pedido, te invitamos a leer el siguiente artículo de nuestro módulo de ayuda Bind:

https://ayuda.bind.com.mx/hc/es/articles/360003302274

: Esta opción visualiza, en una nueva pestaña del navegador web, los detalles de la orden de compra.

La pestaña adicional, a su vez, contiene tres (3) pestañas, a saber:

  • Pestaña de Detalle

Muestra la información asociada a la cotización:

- Cliente.

- Contacto.

- Teléfono.

- Sucursal.

- Lista de Precio.

- Capturó.

- Moneda.

- Tipo de cambio.

- Fecha.

- Estatus.

- Comentarios.

- Desglose de la cotización: incluye código y descripción internos del producto o servicio cotizado, unidad de medición, cantidad, precio unitario, importe, IEPS e IVA.

- Sub-Total, Impuestos y Monto Total a Pagar.

 

  • Pestaña de Actividades

En esta pestaña puedes agregar comentarios, o algún seguimiento relaconado a la cotización. Esto es, recordatorios u otras actividades que permitan llevar un mejor registro del avance de esta solicitud.

Para agregar un Comentario, ingresa tus notas en el recuadro dispuesto para ello:

Luego, puedes insertar un seguimiento en el calendario Bind para mejorar el control sobre el proceso de cotización. Para ello, haz clic en el recuadro denominado Fecha de Seguimiento, y obtendrás una pantalla como ésta:

Al ubicar el lapso de seguimiento correspondiente, selecciona el botón Aplicar para guardar los cambios.

Luego, se habilitarán las opciones de Tipo de Actividad, Repetir y ¿Es público?, tal como se muestra en la imagen a continuación:

Posteriormente, selecciona qué tipo de evento deseas programar al abrir la lista desplegada correspondiente:

En caso de que quieras incluir un patrón de repetición en el recordatorio, o marcar la actividad como pública, debes hacer clic sobre el botón  para activar la selección.

Para finalizar, selecciona el botón Agregar, ubicado sobre un recuadro verde en la esquina inferior derecha de la pantalla. Así, la actividad se agregará a la cotización, y aparecerá reflejada en el sistema de la siguiente forma:

  • Pestaña de Archivos

En esta sección se puede adjuntar archivos que estén relacionados con la cotización. Por ejemplo: fichas técnicas de productos, descripciones exhaustivas de conceptos de venta, fotografías referenciales, manuales de procedimiento, etc.

Es importante destacar que los archivos deben ser menores a 5 Megabytes.

Para cargar un archivo, puedes arrastrar el documento hasta la pantalla destinada para ello.

También está habilitada la opción de seleccionar el archivo desde su ubicación en el computador, a través del botón Selecciónalos, el cual permite buscar el documento en tu equipo desde una ventana emergente.

Al cargar el archivo, aparece en la pantalla de la siguiente forma:

Además, puedes desplegar el menú de Acciones que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla.

A través de este menú, podrás ejecutar las siguientes opciones adicionales:

- Generar Pedido: es un atajo al módulo de Pedidos, en el menú de Ventas. Al hacer clic en esta opción, automáticamente se abrirá la pantalla Pedido Nuevo, allí deberás completar el formulario correspondiente para finiquitar la creación del pedido.

- Copiar: permite crear una nueva cotización con las mismas partidas de la cotización que está siendo copiada. Al seleccionar esta opción, el sistema abrirá la pantalla Nueva Cotización, y aparecerán pre-cargados los datos de la cotización con la cual estábamos trabajando anteriormente.

- Editar: permite modificar cualquier característica de la cotización, con la finalidad de ajustar sus parámetros acorde a la evolución de la negociación.

- Exportar partidas: al seleccionar esta opción, se descargará automáticamente un archivo de extensión .csv, compatible con Microsoft Excel, con el resumen del código interno del producto, la cantidad, el precio, comentarios y detalle del producto o servicio cotizado, tal como se muestra a continuación:

- Enviar por e-mail: permite enviar la cotización a través de un correo electrónico.

El sistema toma por defecto los correos de los contactos registrados al momento de crear al cliente registrado o al prospecto, según sea el caso. También puedes agregar tantas direcciones de correo electrónico como consideres pertinente.

La interfaz te permite incluir un mensaje en el cuerpo del correo antes de enviarlo. Para finalizar con el envío de la cotización digital, selecciona el botón Enviar, ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla.

La cuenta de correo emisora del mensaje es notificaciones@bind.com.mx. El proveedor recibirá un mensaje como éste:

Además de una copia digital de la cotización en formato pdf.

- Descargar pdf: descarga automáticamente la versión en .pdf de la cotización.

: Esta opción permite cancelar una cotización si no se concretó la negociación con el cliente registrado o el cliente potencial (prospecto).

Para cancelar la cotización, sólo debes seleccionar el ícono denotado con una equis roja en el extremo derecho de la pantalla. Al hacerlo, aparecerá una pantalla como esta:

Para finalizar, selecciona la opción , y automáticamente se cancelará el pedido en el listado de cotizaciones de la pantalla principal de este módulo, luego, el estatus cambiará a Cancelada. En caso contrario, haz clic en No para volver a la pantalla anterior.

 

Botones de navegación

: Permite alinear las columnas en orden descendente o ascendente.

: Despliega el filtro de búsqueda.

: Botón para agregar una nueva cotización en el sistema.

: Botón para acceder en el menú de ayuda.

: Botones de desplazamiento entre las páginas de productos existentes.